أدخل البيانات بسرعة وأمان في Excel

ربما لا نحتاج إلى إخبارك أنه يمكنك بسهولة تعيين كميات كبيرة من الأرقام والبيانات الأخرى في Excel. لكن هل تعلم أنه يمكنك أيضًا تسهيل إدخال هذه البيانات كثيرًا؟ كل ما عليك فعله هو "بناء" نموذج إدخال.

نصيحة 01: لماذا؟

لماذا تقوم بإنشاء نموذج ملء بينما يمكنك فقط كتابة البيانات مباشرة في Excel؟ صحيح أن برنامج Excel رائع لذلك ، ولكن إذا كنت قد عملت مع البرنامج من قبل ، فستلاحظ أيضًا أنه في بعض الأحيان ليس من العملي جدًا أن تضطر إلى النقر فوق الخلايا أولاً ، والنقر بطريق الخطأ على الخلية الخطأ وما إلى ذلك. . قد يكون البحث عن البيانات في مستند Excel كبيرًا في بعض الأحيان أمرًا صعبًا أيضًا. يمكن أن يجعل نموذج التعبئة كل هذه الأشياء أكثر كفاءة. التسجيل أسرع كثيرًا ، يمكنك التأكد من ملء كل شيء بالطريقة نفسها ، ولا تنس أبدًا أي حقل ويمكنك أيضًا البحث بسهولة في البيانات المدخلة. لذا ابدأ!

تلميح 02: إضافة زر

مهما كان هذا النموذج مفيدًا ، لا يُظهر Excel افتراضيًا هذا الخيار على الإطلاق. لكي نتمكن من استخدامه ، سيتعين علينا أولاً إضافة زر له بأنفسنا إلى شريط أدوات الوصول السريع (شريط الأدوات في الجزء العلوي مع ، من بين أشياء أخرى ، خيار الحفظ التلقائي). انقر بزر الماوس الأيمن فوق أي زر في هذه القائمة ثم انقر فوق تخصيص شريط أدوات الوصول السريع. بشكل افتراضي ترى أدناه اختر الواجبات، الخيار التكليفات الشعبية تم اختيارهم. انقر فوق هذه القائمة المنسدلة ثم فوق كل المهام. الآن قم بالتمرير حتى ترى الخيار استمارة انظر ثم انقر فوق يضيف وأخيرا نعم. تمت إضافة زر الآن إلى شريط أدوات الوصول السريع ، والذي يمكنك من خلاله استخدام نموذج.

تأكد من أن Excel يعرف ما يجب فعله بقيمك

نصيحة 03: تنظيم الجدول

يمكنك استخدام النموذج لإدخال البيانات بسهولة في مستند Excel الخاص بك. لكن بالطبع لا يستطيع Excel قراءة أفكارك وليس لديه حقًا أي فكرة عما يجب أن يكون في النموذج بالضبط. لحسن الحظ ، لا تحتاج إلى أن تكون قادرًا على البرمجة لتحقيق ذلك ؛ كل ما عليك فعله هو الإشارة إلى المعلومات التي سيتألف منها الجدول / المستند. لنفترض أننا رئيس اتحاد (كرة قدم ، مسرح ، رقص ، سمها ما شئت) وكان لدينا للتو يومًا مفتوحًا ناجحًا حيث قام أكثر من 200 شخص بملء استمارة التسجيل. نريد إدخال هذه النماذج بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. هذا ما سنفعله بالنموذج (الرقمي) في Excel. لذلك يجب أن نشير أولاً من كل عنصر إلى جدول البيانات هذا. في حالتنا هي: الاسم الأول واسم العائلة وتاريخ الميلاد ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وتاريخ البدء المرغوب. بالطبع ، يمكن أن تكون هذه العناوين أي شيء يمكنك التفكير فيه ، هذا فقط لمثالنا.

نصيحة 04: خصائص الخلية

الخطوة التالية المهمة هي تحديد خصائص الخلية. يمكنك استخدام النموذج الذي نحن بصدد إنشائه دون تعريفه ، ولكن إذا كنت تريد عرض البيانات التي تدخلها بشكل صحيح ، فمن المهم أن تخبر Excel بنوع البيانات التي تدخلها. في حالتنا ، نختار العمود الاسم الأول و الكنية وانقر بزر الماوس الأيمن على خصائص الخلية. ثم نختار نصلأن هذا مجرد نص عادي. ثم نفعل الشيء نفسه للعمود تاريخ الولادة ولكن هناك نختار الخاصية تاريخ. بهذه الطريقة ، نجعل Excel يعرف بالضبط نوع المحتوى الذي سيكون في أي عمود. بالمناسبة ، ما نسميه عمودًا في هذه المقالة يمكن أيضًا أن يكون صفًا بنفس السهولة ، بعد كل شيء ، يمكنك أيضًا وضع الرؤوس في العمود الأول بدلاً من الصف الأول ، فهذا يعتمد فقط على تفضيلاتك.

أخيرًا ، نعطي الجدول تنسيقًا رسميًا للجدول ، وهو ما نقوم به عن طريق اختيار الأعمدة (أو الصفوف) ثم النقر فوقها يبدأ ثم بعد ذلك تنسيق كجدول تحت العنوان الأنماط. بالطبع يمكنك أن تقرر بنفسك الشكل الذي تختاره.

تلميح 05: إنشاء نموذج

يعرف Excel الآن العناصر التي يتكون منها جدولنا بالضبط وكيف يجب أن يشكل هذا المحتوى. هذا يجعل من السهل جدًا البدء في إنشاء النموذج الخاص بنا الآن. على الأقل ، إنها مسألة الضغط على زر. حدد جميع العناوين التي أنشأتها للتو ، ثم انقر فوق الزر استمارة التي قمت بإضافتها إلى شريط الأدوات بنفسك وصول سريع. إذا تخطيت خطوة التنسيق في النصيحة 4 (بعد كل شيء ، قلنا أن هذا ممكن ومسموح من حيث المبدأ) ، فسيظهر شيء يشبه رسالة خطأ ، ولكن في الواقع ، يقدم لك البرنامج ببساطة بعض النصائح والخيارات. انقر فوق نعم. إذا قمت بإضافة تنسيق جدول إلى الخلايا ، فإن Excel يعرف بالضبط ما تتوقعه منه ولا تظهر هذه الرسالة. ستظهر الآن قائمة صغيرة وستلاحظ أن حقول الإدخال لتلك القائمة تتوافق مع العناوين التي أنشأتها لجدولك. لا تقلق إذا قمت بعمل خطأ إملائي في رأس الصفحة: يمكنك بسهولة تعديل هذا ، وبعد ذلك سيتم تنفيذ التغيير الخاص بك على الفور في النموذج الخاص بك.

نصيحة 06: املأ النموذج

ستلاحظ الآن في ثوانٍ لماذا يعد ملء مستند Excel باستخدام نموذج أكثر ملاءمة. بجانب العناوين التي أدخلتها ، سترى حقل إدخال في النافذة. يمكنك إدخال البيانات الفعلية هناك. عندما تكون في حقل وكتبت القيمة المطلوبة ، اضغط على مفتاح Tab للانتقال بسرعة إلى الحقل التالي. عندما تضغط على مفتاح Enter ، تتم إضافة المحتوى بالفعل إلى النموذج. بهذه الطريقة ، يمكنك إدخال بياناتك بسرعة كبيرة دون الحاجة إلى القلق بشأن الكتابة فوق الخلية الخطأ عن طريق الخطأ. إذا كنت ترغب في التنقل بشكل أسرع بين الحقول (على سبيل المثال ، إذا كنت لا تريد بالضرورة ملء جميع الحقول) ، يمكنك أيضًا القفز باستخدام مفتاح Alt. أسفل الرؤوس ، سترى شرطات أسفل أحرف معينة: عندما تضغط على هذا الحرف مع مفتاح Alt ، ينتقل المؤشر مباشرةً إلى الحقل المقابل.

يمكنك حتى إنشاء رسائل خطأ لإدخال غير صحيح

تلميح 07: البحث عن البيانات

في كل مرة تضغط على Enter ، ستتم إضافة البيانات التي أدخلتها في الحقول إلى ورقة Excel الخاصة بك. ومع ذلك ، فإن نافذة النموذج ليست مفيدة فقط لإدخال البيانات ، بل يمكنك أيضًا البحث في بياناتك بها بسهولة. عند النقر في نافذة النموذج ابحث عن السابق أو بحث عن التالي، ثم يمكنك التمرير بسهولة عبر قيم مستند Excel الخاص بك. ومع ذلك ، إذا كنت تبحث عن مجموعة من القيم المحددة ، فانقر فوق الزر المعايير وببساطة أدخل المعايير التي تريد البحث عنها (على سبيل المثال ، جميع الأسطر التي لها تاريخ ميلاد محدد). عندما تكون الآن ابحث عن السابق أو بحث عن التالي انقر فوق ، سيتم عرض القيم التي تطابق المعايير التي أدخلتها فقط. ما يجب أن تكون على دراية به هو أنه يمكن تغيير البيانات التي تبحث عنها بسهولة بالغة. لنفترض أنك عثرت على إدخال ، وقمت بكتابة شيء آخر فوقه ، فسيتم استبدال هذا النص في ورقة Excel بمجرد الضغط على Enter. لذا كن حذرا قليلا. يمكنك أيضًا حذف البيانات بمجرد النقر فوق إزالة النقر عند العثور على إدخال معين.

تلميح 08: تاريخ محدد

لنفترض أنك تملأ 200 نموذج ، وتدرك أن هناك نطاقًا زمنيًا معينًا حيث لا يمكن بدء الفصول / الأنشطة. الآن إذا كنت تعتقد: سأتذكر ذلك ، سأتأكد من أن تاريخ البدء ليس ضمن هذا النطاق ، فغالبًا ما ستصاب بخيبة أمل: معظم الناس هم نجوم في المبالغة في تقدير ذاكرتهم وانتباههم. من الملائم أكثر أن تدع Excel يشير إلى أن نطاقًا زمنيًا معينًا غير مسموح به! يمكنك القيام بذلك باستخدام التحقق من صحة البيانات. الرجاء إغلاق النموذج وتحديد العمود بأكمله تاريخ البدء المرغوب. افترض الآن أنه من غير الممكن البدء بين 1 مارس 2019 و 16 مارس 2019. انقر في الشريط الآن حقائق في الكأس أدوات البيانات تشغيل تأكيد صحة البيانات. في النافذة المنبثقة ، انقر فوق القائمة المنسدلة أدناه لكى يسمح تشغيل تاريخ. اختر تحت منح أمام ليس بين ثم املأ الرقم 1-3-2019 في تاريخ البدء و 16-3-2019 الساعة تاريخ الانتهاء. ثم انقر (لا يزال ضمن النافذة المنبثقة) في علامة التبويب رسالة خطأ واملأ ما يلي رسالة خطأ سبب عدم السماح بهذا التاريخ ، على سبيل المثال: "التاريخ غير مسموح به ، مدرب في إجازة". عندما تحاول الآن إدخال تاريخ في النطاق "محظور" ، ستتلقى رسالة الخطأ التي تم إدخالها.

تلميح 09: الملء المسبق

في المثال الذي ذكرناه هنا ، يتم ملء جميع الحقول باستخدام النموذج. ولكن من الممكن أيضًا أنك تريد إدخال قيمة افتراضية لعمود معين. على سبيل المثال: يجب أن يكون تاريخ البدء المرغوب دائمًا هو 1 مايو 2019. لنفترض أن ورقة Excel فارغة مع ملء رؤوس الجدول فقط. في (حالتنا) في الخلية F2 (أي أدناه تاريخ البدء المرغوب) نقوم بإدخال الصيغة التالية في شريط الصيغة: = IF (A2 "" ؛ "5/1/2019" ؛ ""). في الواقع ، تقول هنا: بمجرد إدخال شيء ما في الخلية A2 ، ضع القيمة 1-5-2019 في الخلية التي تحتوي على هذه الصيغة (F2). انقر الآن على الخلية ، واسحب المربع الأخضر الصغير في أسفل اليمين قليلًا لأسفل (داخل نفس العمود) ، لتطبيق الصيغة أيضًا على بقية الخلايا في هذا العمود. عند إدخال البيانات في النموذج الخاص بك ، سترى هذا الحقل تاريخ البدء المرغوب لم يعد من الممكن ملؤه. إذن ، الافتراضي هو 1-5-2019.

النصيحة 10: البيانات الشرطية

المثير للاهتمام حول الحيلة التي قمنا بسحبها في النصيحة 9 هي أنه يمكنك أيضًا استخدام هذا لاستخدام البيانات الشرطية. على سبيل المثال ، افترض أن الأعضاء الجدد الذين ولدوا قبل عام 1995 انضموا إلى مجموعة معينة يكون تاريخ بدايتها هو 1 مايو ، لكن الأعضاء المولودين في عام 1995 أو بعده ينضمون إلى مجموعة تاريخ بدايتها هو 1 يونيو. لتسهيل الأمور علينا ، سنغير تاريخ الميلاد إلى سنة الميلاد (يمكن أيضًا استقراءه من تاريخ كامل ، لكن هذا أكثر تعقيدًا). اضبط خصائص الخلية لهذا العمود واختر عدد بدلا من التاريخ.

في الخلية F2 (تاريخ البدء المرغوب) نقوم الآن بإدخال الصيغة التالية = IF (C2> 1994؛ "6/1/2019" ؛ "5/1/2019"). تلخيصها مرة أخرى: هنا تقول أنه إذا كانت C2 (سنة الميلاد) تحتوي على سنة أكبر من 1994 (لذلك 1995 وما فوق) ، فيجب أن يظهر تاريخ 1 يونيو في F2 ، وفي جميع الحالات الأخرى يجب إظهار 1 يونيو .. بهذه الطريقة يمكنك حقًا توفير الكثير من العمل.

المشاركات الاخيرة