لإعداد إدارة نادي الدراما أو لتنظيم مجموعة متزايدة باستمرار من القصص المصورة ، فأنت بحاجة إلى نظام إدارة رقمي. يمكنك بعد ذلك استخدام وظائف البحث الذكية لطباعة القوائم والرسائل البريدية والتسميات. تجنب أن ينتهي الأمر بالنظام الإداري الخاص بك في شارع مسدود ومزدحم واستخدم قاعدة بيانات! مع برنامج Sodadb المجاني ، يمكنك إنشاء قاعدة بيانات على الإنترنت يمكنك مشاركتها بسهولة مع الآخرين.
نصيحة 01: 10000 سجل
هناك عدد غير قليل من حلول قواعد البيانات المجانية على الإنترنت. هنا نستخدم Sodadb (قاعدة بيانات بسيطة على الإنترنت) ، وهو مدير قاعدة بيانات عبر الإنترنت يفخر بسهولة استخدامه. لتسهيل الأمر على المستخدم قدر الإمكان ، تخلَّى المصنعون عن الوظائف المتخصصة. في الإصدار المجاني ، يمكنك إدارة ما يصل إلى 10000 سجل ، وهو أكثر من كافٍ لمعظم المستخدمين المنزليين. إذا كنت ترغب في زيادة هذا العدد إلى 35000 سجل ، فإنك تدفع 3.49 دولار شهريًا. في Sodadb ، من الممكن تحميل ملفات خارجية لربطها بالسجلات ، ولكن في الإصدار المجاني ، تكون مساحة التخزين محدودة للغاية. يمكنك مشاركة قاعدة البيانات وتعديلها عبر عنوان ويب. بالإضافة إلى ذلك ، يقوم Sodadb بتشفير الاتصال بالخادم ، بحيث تكون بياناتك محمية. وأخيرًا ، من حيث المبدأ ، لا يلزم التسجيل. تصفح إلى www.sodadb.com وابدأ.
قاعدة البيانات مقابل جدول البيانات
تُستخدم جداول البيانات وقواعد البيانات لإدارة البيانات وتخزينها والبحث فيها وتعديلها. يكون جدول البيانات مفيدًا للتعامل مع الكثير من البيانات من نفس النوع ، مثل قائمة عناوين طويلة ولكنها بسيطة. ومع ذلك ، إذا كنت تريد عرض مصادر بيانات مختلفة فيما يتعلق ببعضها البعض ، فأنت بحاجة إلى قاعدة بيانات. قاعدة البيانات مثل جدول البيانات عن المنشطات. في قاعدة البيانات ، من الأسهل إدارة الكثير (مئات أو آلاف) من البيانات. علاوة على ذلك ، يتم إنشاء قاعدة البيانات هذه لجمع البيانات من خلال عمليات البحث المتقدمة. من نتيجة البحث يمكنك بعد ذلك ، على سبيل المثال ، طباعة ملصقات أو إرسال رسائل بريد إلكتروني. يمكنك أيضًا تعيين حقوق مختلفة لمجموعات مستخدمين مختلفة بسهولة. على سبيل المثال ، يُسمح لمجموعة واحدة فقط برؤية المعلومات الأساسية ، بينما توجد أيضًا مجموعة يُسمح لها بتحرير البيانات ، ومجموعة يمكنها فقط رؤية البيانات التي أدخلها أعضاء المجموعة هذه وتحريرها بأنفسهم.
تلميح 02: القوالب
إذا لم تكن قد عملت مع قاعدة بيانات من قبل ، فمن الأفضل إلقاء نظرة على القوالب. في أعلى اليمين يوجد ملف القوالب في المربع الأخضر. تبدو واعدة: دفتر عناوين شخصي ، ومجموعة موسيقية ، ومجموعة أفلام وكتب ، وجهات اتصال تجارية والمزيد. يمكنك توسيع مجموعة القوالب ثم تحصل على المزيد: عريضة عبر الإنترنت وقاعدة عملاء وما إلى ذلك. تحت هذه الروابط سترى الرابط أيضًا بدء من لا شيء لأولئك الذين يريدون البدء من الصفر. يتم تنظيم القوالب بتنسيق شخصي و عمل. إذا وجدت أن تصميم قاعدة البيانات صعب للغاية ، فإن المصمم على استعداد لتكييف قاعدة البيانات مع رغباتك الشخصية ، والتي لا يطلب سوى تبرع صغير من أجلها.
يمكنك البدء من قالب ، يكون مفيدًا إذا لم تكن قد عملت مع قاعدة بيانات من قبل تلميح 03: عنوان URL السري
لنبدأ من دفتر العناوين الشخصي. في النافذة التالية ، يحجب شريط برتقالي عريض جزءًا من الشاشة. يطلب Sodadb عنوان بريدك الإلكتروني لنشر قاعدة البيانات الخاصة بك على عنوان إنترنت سري. عبر عنوان url الشخصي هذا ، سيحفظ البرنامج التصميم وجميع الإعدادات في المرة القادمة. بعد إدخال عنوان بريدك الإلكتروني ، سيسألك Sodadb عما إذا كانت هذه هي قاعدة بياناتك الأولى على الإنترنت. إذا كنت قد أنشأت المزيد من قواعد البيانات باستخدام هذه الأداة ، فيمكنك إدارتها معًا. إذا كنت تريد فقط إلقاء نظرة على القالب ، فانقر فوق سأفعل هذا لاحقًا.
قواعد بيانات متعددة
فقط لأنك تضطر إلى إدخال عنوان بريد إلكتروني واحد لا يعني أنه يمكنك فقط إنشاء قاعدة بيانات واحدة. يمكنك ربط قواعد بيانات متعددة بنفس عنوان البريد الإلكتروني. في علامة التبويب أشكالي الأخرى ستجد جميع قواعد البيانات التي قمت بإنشائها باستخدام هذا البرنامج.
نصيحة 04: السجلات والحقول
يمكنك قراءة الإعلان في نافذة العمل الخاصة بدفتر العناوين الشخصي لا توجد سجلات. تتكون قاعدة البيانات من سجلات يمكنك مقارنتها بأوراق المعلومات. يحتوي كل سجل على بيانات في مجالات مختلفة. أسماء الحقول بالخط العريض. أسماء الحقول هذه باللغة الإنجليزية حاليًا. لتعديل هذه الحقول ، عليك الذهاب إلى قائمة الخيارات، أعلى اليسار. افتح هذه القائمة وانقر قم بإعداد الحقول المخصصة الخاصة بك. مع Sodadb ، يمكن أن يحتوي كل سجل على 35 حقلاً كحد أقصى: هذه معلومات كثيرة. لإبقاء الأمور واضحة بعض الشيء ، يقوم Sodadb بتجميع تلك الحقول الـ 35 في مجموعات من 5.
نصيحة 05: تحرير الحقول
انقر فوق المجموعة الأولى: اعرض الحقول من 1 إلى 5. لتبدأ ، يمكنك استبدال أسماء الحقول الإنجليزية بالمصطلحات الهولندية. عندما تكون هناك حقول في النموذج لا تريد عرضها ، يمكنك جعلها غير مرئية من خلال الإعداد مرئي تشغيل لا تهيئة. يمكنك إضافة نص تعليمات لكل اسم حقل. سيظهر هذا النص باللون الرمادي الفاتح أسفل الحقل لمساعدة المستخدمين على إدخال جميع البيانات بشكل صحيح. بهذه الطريقة تشير ، على سبيل المثال ، إلى كيفية تدوين التاريخ. في هذا القالب ، الحقول من 1 إلى 5 هي كلها من نوع العمود. راضي عن هؤلاء الخمسة الأوائل؟ ثم اضبط الحقول من 6 إلى 10 ، وهكذا. لا تنسى يحفظزر قبل إغلاق هذه النافذة.
اسقاط
للسماح بخيارات معينة فقط في مجال معين ، فأنت تعمل باستخدام قائمة منسدلة. في هذا المثال سنكتب المقاطعة في الخانة 6. لتعديل نوع حقل الإدخال ، انقر فوق الزر الموجود على اليسار حيث الآن نوع العمود مواقف. هنا يمكنك تحديد الخيار اسقاط. أدخل قيم الاختيار الجديدة في المربع الأخضر ، على سبيل المثال: 1_درينتى: 2_فليفولاند: 3_فريزلاند وهكذا دواليك.
تلميح 06: املأ يدويًا
تبدو جميع أسماء الحقول التي قمت بضبطها نظيفة كما أن نص المساعدة واضح أيضًا. عندما تكون جميع الحقول جاهزة ، يمكنك ملء السجل الأول يدويًا. اضغط الزر جديد ثم تظهر الشريحة الأولى ، والتي تم إعطاؤها رقمًا تسلسليًا على الفور. بمجرد الانتهاء من النموذج الأول ، يوجد الزر حفظ & جديد لتحضير السجل التالي. عندما تكون جاهزًا ، انقر فوق يحفظ. يعيدك هذا إلى نظرة عامة على العمود حيث تظهر جميع السجلات أسفل بعضها البعض.
لإجراء الاستيراد بسلاسة ، يوجد قالب استيراد على موقع الويب تلميح 07: Excel إلى قاعدة البيانات
إذا كانت لديك قائمة في Excel أو في Word ، فيمكنك بالطبع إعادة كتابة هذه المعلومات ، لكن هذه مهمة مملة. بالإضافة إلى ذلك ، يتم ضمان أن تنتهي أخطاء الكتابة في قاعدة البيانات بهذه الطريقة. لذلك ، من المنطقي استيراد قائمة موجودة إلى Sodadb. يستورد هذا البرنامج البيانات المحفوظة كملف csv فقط. تشير Csv إلى "قيم مفصولة بفواصل" ، لذلك يجب فصل البيانات بفاصلات. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يحتوي الملف على العديد من الأعمدة كما هو متوقع في قاعدة البيانات الخاصة بك.
تلميح 08: استيراد نموذج
لضمان سير عملية الاستيراد بسلاسة ، يوجد قالب استيراد على موقع الويب. يمكنك العثور عليها من خلال قائمة الخيارات وهناك تختار استيراد البيانات الخاصة بك. في هذا المربع ، انقر فوق قم بتنزيل قالب قاعدة البيانات الخاصة بك. بعد بضع ثوانٍ سيكون لديك ملف CSV يمكن فتحه في Excel. في جدول البيانات هذا ، تكون جميع الأعمدة جاهزة بالفعل بناءً على قاعدة البيانات التي قمت بإنشائها. افتح الآن قائمة البيانات القديمة الخاصة بك. انسخ البيانات والصقها في الأعمدة المناسبة في قالب Excel. ثم احفظ ملف Excel هذا باسم: مفصولة بفاصلة القيم (.csv). ثم تعود إلى قائمة الخيارات. انقر أدناه استيراد البيانات الخاصة بك على الزر اختر ملف. حدد ملف .csv الذي أعددته للتو. ويتم عرض جميع البيانات بدقة في قاعدة البيانات عبر الإنترنت دون الحاجة إلى كتابة حرف واحد.
إذا وجدت أن إجراء الاستيراد لا يزال صعبًا للغاية ، فيمكنك الاتصال بالمطور. نقرأ على موقع Sodadb الإلكتروني أن المصمم يريد استيراد البيانات نيابة عنك. يطلب فقط هدية صغيرة لهذا الغرض.
نصيحة 09: بحث سهل
عندما تتكون قاعدة البيانات من مئات أو ربما آلاف السجلات ، لا يمكنك الاستغناء عن وظيفة البحث. يتيح لك نموذج البحث الرجوع إلى قاعدة البيانات باستخدام معادلات منطقية مختلفة. لنفترض أنك تريد البحث عن بيانات Elise Janssen ، ثم انقر فوق عرض نموذج البحث العادي. سيؤدي هذا إلى إظهار نموذج بحث تتوفر فيه جميع الحقول. أنت تدخل بجانب حقل البحث الاسم الأول المصطلح إليز في و الكنية المصطلح يانسن. ثم انقر فوق الزر "بحث" أسفل الكلمات الرئيسية للعثور على السجلات التي تطابق هذا البحث.
حفظ عمليات البحث
على سبيل المثال ، إذا بحثت عن عيد ميلاده في يناير وعيد ميلاده في فبراير ، فيمكنك تسجيل هذه المهام المتقدمة في وقت لاحق. تظهر عمليات البحث المحفوظة واحدة تلو الأخرى في مربع البحث في أعلى اليسار. يمكنك فتح هذا من خلال النقر على المربع الأزرق مع السهم الأبيض.
يُسمح لبعض المستخدمين فقط بعرض البيانات ، بينما يُسمح للآخرين أيضًا بإدخال المعلومات وتغييرها النصيحة 10: البحث المتقدم
مع Sodadb من الممكن إجراء عمليات بحث متقدمة. إنه في الواقع أبسط مما يبدو. يظهر استعلام البحث الذي أدخلناه للتو عبر مربعات الحقول في حقل البحث على شكل # الاسم الأول # = 'إليز' و # الاسم الأخير # = 'يانسن'. في البحث ، يكون الحقل محاطًا بعلامات تجزئة ومصطلح البحث محاط بعلامات اقتباس مفردة. حتى لو كنت # FirstName # = 'Elise' OR # FirstName # = 'Elisa' ، يبحث Sodadb عن جميع السجلات ذات الأسماء الأولى Elise أو Elisa. هل قمت ببناء قاعدة بيانات لآلاف الأقراص المدمجة التي تتكون من الحقول: فنان, البوم, عدد الأقراص المدمجة. ثم ستجد مع البحث # عدد الأقراص المضغوطة # <'5' كل الفنانين الذين لديك أقل من خمسة أقراص مضغوطة منهم. إنه بعيد جدًا لتغطية جميع الوظائف المنطقية وعمليات البحث الممكنة هنا ، وهناك الكثير من الأمثلة في وظيفة المساعدة في هذا البرنامج.
نصيحة 11: مستخدمون إضافيون
لمشاركة المعلومات من قاعدة البيانات ، أضف المستخدمين. يُسمح للبعض بمشاهدة البيانات ، بينما يُسمح للبعض الآخر بإدخال المعلومات وتغييرها. انقر فوق قائمة الخيارات. أولا عليك حماية قاعدة البيانات عن طريق الزر حماية قاعدة البيانات الخاصة بك. للقيام بذلك ، ستحتاج إلى إدخال عنوان بريدك الإلكتروني (إذا لم تكن قد قمت بذلك بالفعل). ثم انقر فوق قائمة الخيارات في المهمة قم بتعيين المستخدمين الفرعيين. تقوم بإدخال عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين سيتمكنون من الوصول إلى قاعدة البيانات. في نفس الوقت تقرر ما إذا كان بإمكانهم عرض السجلات أو إضافتها وتغييرها. الاحتمال الثالث هو أنه يمكنهم فقط الوصول (عرض وإضافة وتغيير) السجلات التي يدخلونها بأنفسهم.
نصيحة 12: أدوات التحرير
في طريقة العرض Design ، يمكنك تحرير السجلات بشكل أكبر باستخدام الأدوات المختلفة الموجودة على يسار كل سجل. هناك أربع أيقونات: لمعالجة, لعرضهم, إزالة و المزيد من الخيارات. الرموز الثلاثة الأولى تشرح نفسها بنفسها ، ولكن أيضًا المزيد من الخيارات (علامة الجمع الخضراء) مثيرة للاهتمام. تحت هذا البند أوامر مثل نسخ إلى الحافظة, سجل الطباعة, ارسل بريد الكتروني, اذهب إلى الموقع و عرض على الخريطة. تعتمد إمكانية استخدام هذه المهام بشكل مفيد على المعلومات الموجودة في السجل. إذا كانت البيانات تحتوي على عنوان أو إحداثيات GPS ، فيمكنك استخدام العرض على الخريطة لفتح خريطة خرائط Google في لوحة. إذا كان السجل يحتوي على عنوان بريد إلكتروني ، فإن المهمة ارسل بريد الكتروني مفيد مرة أخرى. لذلك يمكنك أيضًا طباعة السجلات الفردية من هنا ، أو تصديرها إلى ملف CSV ، أو نسخها إلى حافظة الكمبيوتر.
يصدر
في ال قائمة الخيارات هناك أيضًا وظيفة تصدير مفيدة لتصدير كل أو فقط السجلات التي تم العثور عليها إلى ملفات csv أو txt. عندما تحتوي السجلات على عناوين بريد إلكتروني ، يمكنك حتى التصدير مباشرة إلى قائمة بريدية. وبالنسبة لأولئك الذين ما زالوا يرغبون في طباعة ملصقات العناوين القديمة ، هناك وظيفة تصدير أعمدة متعددة للتسميات.
