يعد Google Drive مفيدًا كمساحة أرشيف خارجية أو لمشاركة الملفات. ولكن مثل مساحة التخزين المادية ، سرعان ما تتحول إلى فوضى. هل يبدو Google Drive أيضًا وكأنه خزانة ملفات ممتلئة؟ ثم العمل على المنظمة. باستخدام النصائح الواردة في هذه المقالة ، يمكنك تنظيف Google Drive الخاص بك حتى تحصل على نظرة عامة.
عرض القائمة
أنت تقرر كيفية عرض المجلدات والملفات في Google Drive: في عرض القائمة أو الشبكة. إذا ذهبت لعرض القائمة ، يمكنك ضبط تباعد الأسطر. للقيام بذلك ، انقر فوق الترس حيث تريد الإعداد كثافة يجد. في هذه القائمة المنسدلة ، تقوم بتعيين كثافة خطوط القائمة على المدمج, وافرة أو فسيحة جدا.
يركز العديد من المستخدمين على وسط الشاشة عندما يريدون تنظيم الملفات في Google Drive. من الأفضل أن تتبع شريط التنقل الأيسر لتنظيم مجلداتك وأن تحجز وسط الشاشة لعرض محتويات المجلد المحدد.
تنظم
هل لديك العديد من المستندات الموجودة في Google Drive والتي لم يتم ترتيبها بدقة في مجلدات؟ ثم تعرف أن هناك خطأ ما. بهذه الطريقة تجعل الأمر صعبًا على الآخرين - خاصة في المنظمة. لذا اعمل مع المجلدات الفرعية ؛ يساعد في تقسيم ملفاتك إلى مجموعات محددة أصغر. استخدم دائمًا تسمية فريدة ذات مغزى تكون قصيرة ولطيفة حتى لا تسبب ارتباكًا. وكن متسقًا في طريقة تسمية المجلدات والملفات.
إذا كان بإمكانك بدء مجلد برقم أو رقم ، فلا تفوت الفرصة. هذا ينظم مجلداتك بشكل مرئي تلقائيًا. كن حذرا مع المسافات وعلامات الترقيم. لذلك لا تستخدم الصور من 2019 ولكن 2019_Photos. يمكنك استخدام مجلد واحد للملفات التي لم يتم فرزها ، ولكن تجنبها بقدر ما تستطيع. مثل هذا المجلد المتنوع سرعان ما يصبح خزانة القمامة التالية.
الألوان
في Google Drive ، تظهر جميع المجلدات باللون الرمادي افتراضيًا ، ولكن يمكنك إضافة 24 لونًا إلى مجلداتك. انقر بزر الماوس الأيمن على مجلد في الشريط الجانبي أو النافذة الرئيسية واستخدم الأمر غير اللون. ثم حدد اللون المطلوب. نظرًا لأن أسماء المجلدات تشير إلى المحتوى ، يمكنك استخدام الألوان لبعد آخر. على سبيل المثال ، يمكنك ترك المجلدات أو المجلدات الفرعية التي تحتوي على العمل الذي انتهيت منه بالفعل باللون الرمادي. لكنك تقوم بإنشاء مجلدات تعمل فيها باللون الأخضر ، على سبيل المثال. إذا كنت تريد بعد ذلك الوصول بسرعة إلى شؤونك الحالية ، فحدد المجلدات الخضراء.
إذا كنت تعمل مع مجلدات مشتركة مخصصة لمجموعات مختلفة ، فيمكنك إنشاء مجلد أصفر للفريق الأصفر ومجلد أحمر للفريق الأحمر. أو تعطي لونًا لمجلدات التنزيل الخاصة بك أو مجلداتك الشخصية. ربما يكون من المنطقي أن يحصل كل مشروع على لون مختلف؟
مع النجم
في الجزء العلوي الأيمن ، يسرد Google Drive الفئات: ملفاتي ، والمشتركة معي ، والحديثة ، والمميزة بنجمة. تمييز المستندات التي تستخدمها كثيرًا. يمكنك القيام بذلك عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على مستند. مع مثل هذا النجم يمكنك حفظ عمليات البحث مرة أخرى.
بالإضافة إلى ذلك ، تعد النجوم مفيدة للإشارة إلى المستندات التي لا يزال يتعين عليك إنهاءها. قم بإزالة النجمة عند الانتهاء من العمل. إذا نسيت هذا ، حتى قائمة ملفات النجوم يمكن أن تمتلئ بسرعة.
حرر Google Drive
كانت Google واحدة من رواد خدمات التخزين السحابي التي تجاوزت عتبة 10 غيغابايت من التخزين المجاني. الآن كل مستخدم لديه 15 غيغابايت من مساحة التخزين المجانية. هذا يبدو رائعًا ، لكن أي شخص يقوم بتحميل ملفات فيديو كبيرة والعديد من الصور عالية الدقة وملفات PDF الضخمة سيلاحظ أن هذه الحصة محدودة أيضًا. لدى Google أيضًا طريقتها الخاصة في حساب سعة التخزين المشغولة. لا ينطبق حد 15 غيغابايت فقط على كل شيء في Drive ، ولكن أيضًا على جميع رسائلك ومرفقاتك في Gmail.
كل هذا سبب إضافي لتنظيف علب البريد الخاصة بك بانتظام وحذف المرفقات الكبيرة. يمكنك عرض تفاصيل التخزين الخاصة بك على موقع تخزين Google Drive. ومع ذلك ، فإن المستندات التي تنشئها باستخدام محرر مستندات Google والعروض التقديمية وجداول البيانات لا تحتسب ضمن مساحة تخزين Google Drive. لذلك ، يمكنك الحفاظ على محرك Google الخاص بك ضعيفًا من خلال العمل بتنسيق Google الأصلي.
تعد الطريقة التي تستخدم بها صور Google مهمة أيضًا للبقاء في حدود 15 غيغابايت. إذا كنت تستخدم صور Google ، فيمكنك حفظ الصور عبر الإعدادات جودة عالية (2048 × 2048 بكسل) بدلاً من أصليل. هذا يسمح لك بتخزين صور غير محدودة. ينطبق الأمر نفسه على مقاطع الفيديو إذا سمحت لـ Google بضغطها إلى 1080 بكسل (دقة عالية كاملة).
عندما يكون لديك نظرة عامة على المساحة المتوفرة والبيانات التي قمت بتخزينها ، يمكنك البدء في التنظيف. حدد القسم قيادتي والتبديل إلى عرض القائمة. في الجزء السفلي الأيسر ، يمكنك معرفة مقدار مساحة التخزين التي تستخدمها حاليًا. نظرًا لأن Google لا يحسب الملفات التي يشاركها الآخرون معك مقابل حصتك ، فمن الأفضل أن تسأل عن الملفات التي تخصك حقًا. لذلك استخدم وظيفة البحث وانقر في مربع البحث على السهم الذي يشير لأسفل ، حتى تتمكن من العثور على المربع صاحب الخيار التي يملكها لي يمكن أن تختار. انقر على الزر الأزرق للبحث وستحصل على قائمة بالملفات المخصصة. احذف المستندات التي لم تعد بحاجة إليها.
نظرًا لأنك الآن في وضع التنظيم على أي حال ، فإنك تتخلص على الفور من الأشياء التي لم تعد تستخدمها. عندما تحذف ملفًا من Google Drive ، فإنه ينتقل إلى سلة المهملات. ستبقى جميع الملفات في سلة المهملات هناك وستشغل مساحة تخزين حتى تقوم بإفراغ سلة المهملات.
إذا كان المستند الذي تحذفه عبارة عن ملف يشاركه شخص آخر معك ، فسيتم حذف الملف من أجلك فقط. إذا كان مستندًا تشاركه مع الآخرين ، فسيفقد هؤلاء الآخرون أيضًا الوصول إلى المستند إذا قمت بحذفه من نفسك. لا يُظهر Drive رسالة تأكيد عند حذف الملفات ، ولكن لديك فرصة للتراجع عن الحذف باستخدام الزر الغاء التحميل.
نسخ المستندات المشتركة
اعرض الفئة شارك معي. هنا أيضا يمكن أن يكون هناك فوضى من الملفات والمجلدات. يمكنك نقل مثل هذا الملف المشترك إلى أي مجلد على Google Drive. للقيام بذلك ، استخدم أمر النقر بزر الماوس الأيمن الانتقال إلى. لكن ضع في اعتبارك أن مثل هذا الملف المشترك يظل دائمًا ملكًا للمالك الأصلي. يمكنه دائمًا حذفه ثم يختفي معك أيضًا. إذا كان ملفًا لا تريد أن تفقده حقًا ، فيمكنك عمل نسخة من هذا الملف حفاظًا على سلامتك.
لم تعد هذه النسخة مرتبطة بالمستخدم الذي شاركها في الأصل. لذا فإن النسخة الجديدة كلها لك. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على الملف المشترك واختر الأمر اعمل نسخة. ستظهر هذه النسخة في ملفاتي وليس في فئة تمت مشاركتها معي.
تحويل ملفات PDF
هل لديك الكثير من ملفات PDF على Google Drive الخاص بك؟ عندما يتعلق الأمر بالملفات الضخمة ، يمكنك توفير مساحة عن طريق تحويلها إلى تنسيق مستندات Google. بعد كل شيء ، أنت تعلم أن هذه ليست مدرجة في حساب مساحة التخزين المشغولة. تقوم بإجراء هذا التحويل بالنقر بزر الماوس الأيمن على الملف ، وبعد ذلك تقوم بتشغيل الأمر مفتوحة مع يختار ، يليه مستندات جوجل. والنتيجة هي مستند Google يحمل نفس الاسم تمامًا مثل ملف PDF.
ثم يمكنك حذف ملف PDF. لا تنس تفريغ القمامة. يمكنك أيضًا الالتزام في إعدادات Google Drive لتحويل جميع الملفات التي تم تحميلها إلى تنسيق محرّر مستندات Google افتراضيًا.
روابط رمزية
أخيرًا ، افترض أنك تريد الاحتفاظ بعدة نسخ من نفس الملف في مجلدات مختلفة على Google Drive. على سبيل المثال ، لقد قمت بمشاركة عدة مجلدات مع أشخاص آخرين وهناك مستندات معينة مخصصة لجميع الفرق. تريد عندما يغير شخص ما شيئًا ما في نسخة واحدة من هذا الملف ، يتم تطبيق هذه التغييرات فورًا على جميع النسخ. هذا ممكن من خلال ارتباط رمزي. أنت في الواقع تصنع اسمًا مستعارًا لهذا الملف.
حدد الملف الذي تريد إنشاء ارتباط رمزي منه واستخدم مجموعة المفاتيح Shift + Z. سيؤدي هذا إلى إظهار قائمة مصغرة تشير فيها إلى المجلد الذي يجب أن ينتقل إليه الارتباط الرمزي. يعمل اختصار Shift + Z على نظامي التشغيل Windows و macOS. يمكنك تطبيق اختصار لوحة المفاتيح على كل من الملفات والمجلدات. عندما تحذف الملف الرئيسي ، ستختفي الروابط الرمزية أيضًا.
