هذه هي الطريقة التي تفعل بها المحاسبة الرقمية

الاحتفاظ بالسجلات هو ما لا يحب معظم الناس التفكير فيه ، باستثناء أمناء الحسابات ، وبالتأكيد لا يحبون القيام به. يجب أن يكون من الأسهل التعامل مع تلك الفواتير والإيصالات وما إلى ذلك ، أليس كذلك؟ لحسن الحظ ، من الممكن أيضًا ، عن طريق التحول إلى المحاسبة الرقمية.

بالنسبة للعديد من الأشخاص ، بمن فيهم مؤلف هذا المقال ، يعد التحول إلى الإدارة الرقمية عائقًا كبيرًا. ومع ذلك ، فإننا نوصي بشدة أن تفعل ذلك. الأمر ليس معقدًا ويوفر لك قدرًا لا يُصدق من الوقت بعد ذلك. سنساعدك في طريقك ، وسنقدم لك على الفور النصيحة الأولى: التبديل في بداية سنة مالية جديدة ، وهو أسهل كثيرًا من منتصف العام.

المحاسبة مقابل الإدارة

غالبًا ما يتم استخدام مصطلحات المحاسبة والإدارة بالتبادل. ليس ملائمًا ، لأنهما شيئان مختلفان تمامًا. تحتفظ الإدارة بالفواتير والإيصالات ، وبعبارة أخرى ، العناصر الواردة والصادرة. المحاسبة هي تصحيح المحاسبة للسلطات الضريبية ، وتطبيق اللوائح وما إلى ذلك. تتناول هذه المقالة رقمنة إدارتك. نحن لسنا محاسبين ، لذلك لا يمكننا مساعدتك في الجانب الموضوعي من المسألة ، ولكن يمكننا ذلك مع التكنولوجيا. نوضح أحيانًا شيئًا جوهريًا ، ولكن إذا كنت لا تفهم حقًا أي شيء عن المحاسبة والإدارة ، فمن الملائم أن تفعل ذلك مع شخص آخر.

01 محاسب

سنتطرق إليها بإيجاز في سياق المحاسبة مقابل الإدارة: نحن لسنا محاسبين. عند تكوين الإدارة الرقمية ، يجب ملء الأشياء المهمة ، مثل رصيد البداية. هذه أسئلة استشرنا بها ببساطة محاسبنا. إذا كنت تعرف كل شيء عن حسابات دفتر الأستاذ العام والإدخالات المؤقتة والطفرات وما إلى ذلك ، فيمكنك على الأرجح ملء كل هذا بنفسك. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فقد يكون من الجيد استشارة محاسب. لا يتعين عليك تحويل مسك الدفاتر بالكامل على الفور ، ولكن من الأفضل أن تطلب منهم التحقق مما إذا كنت قد قمت بإعداد الأشياء بشكل صحيح عند الانتهاء من تكوين حزمة المحاسبة الخاصة بك. بالمناسبة ، ننصح الجميع دائمًا بتوظيف محاسب ، وحقيقة أنهم يكسبون أنفسهم ليست أسطورة على الإطلاق. ستجد في موقع Business Growing دليلاً مفيدًا للعثور على محاسب جيد.

02 اختر الحزمة المحاسبية

يعد اختيار الحزمة المحاسبية خطوة مهمة. ومع ذلك ، سيتعين عليك العمل معها بانتظام ، لذلك من المهم اختيار الحزمة التي تناسبك جيدًا. لقد اختبرنا الكثير منهم وفي رأينا أن هناك مرشحين جيدين حقًا: Exact Online و e-Boekhoudt.nl. تعد Exact Online الحزمة الأكثر شمولاً ، ولكنها أيضًا أكثر تعقيدًا وأكثر تكلفة. موقع e-Boekhoudt.nl أكثر ودية ، ويقدم لك كل ما تحتاجه وأرخص بكثير. بالإضافة إلى ذلك ، من السهل دمج الخدمة مع ، على سبيل المثال ، متجرك عبر الإنترنت (على الرغم من أن هذا مكثف للغاية بحيث لا يمكن وصفه في هذه المقالة. لهذه الأسباب ، اخترنا e-Boek Keeping.nl كمثال لهذه الدورة التدريبية الأساسية. ومع ذلك ، المبدأ هو نفسه في كل مكان ، لذلك لا تتردد في اختيار الحزمة الخاصة بك.

03 إيصالات رقمية

بالطبع ، تعني المحاسبة الرقمية أيضًا أنه يتعين عليك رقمنة جميع إيصالاتك. تتضمن الحزمة التي نستخدمها في هذه الدورة تطبيقًا يقوم بمسح الإيصالات ، ولكن إذا كنت تستخدم حزمة أخرى لا تحتوي عليها ، فإننا نوصي باستخدام Turboscan (يمكن العثور عليه في كل من متجر Google Play ومتجر Apple App Store). باستخدام هذا التطبيق ، يمكنك بسهولة مسح الإيصالات الخاصة بك ، وبعد ذلك يمكن تخزينها في السحابة. نصيحة صغيرة: علم نفسك مسح الإيصالات ضوئيًا فور استلامها. قد يبدو هذا جنونيًا بعض الشيء في المتجر ، لكنه يضمن أنك لن تفقد الإيصال مرة أخرى أبدًا. بالإضافة إلى ذلك ، تصبح مواكبة إدارتك أمرًا سهلاً ، لأنك لم تعد مضطرًا إلى مسح جميع الإيصالات الخاصة بك في نهاية ربع السنة. يكلف التطبيق 7 يورو ، لكنه يستحق ذلك.

04 التسجيل

تقدم لك معظم حزم المحاسبة فترة تجريبية مجانية ، بحيث يمكنك تجربة الحزمة بسلام لمعرفة ما إذا كانت مناسبة لك. لذلك نوصي باستخدامه. اخترنا e-Boekhoudt.nl لأننا نعتقد أن هذه هي الحزمة التي تناسب معظم الأشخاص ، ولأننا نحب الواجهة ، لكن لا تتردد في البحث عن حزم المحاسبة عبر الإنترنت وتجربة بعضها. في مثالنا ، يمكنك تصفح الموقع www.e-boekhoudt.nl حيث تنقر بعد ذلك على محاولة الخروج نقرات. ثم قم بإنشاء حساب كما تفعل مع أي موقع آخر. يمكنك تجربة الموقع لمدة 14 يومًا ، وبعد ذلك سيكلفك ذلك 7.95 شهريًا للاشتراك الأساسي و 5.95 شهريًا لوحدة الفوترة (التي نوصي بها بشدة).

05 مقاطع فيديو مساعدة

أحد أسباب إعجابنا بحزمة e-Boekhoudt.nl هو أن الموقع مليء بمقاطع الفيديو التي تساعدك على تكوين إدارتك رقميًا. نحن نعلم أيضًا كيف تسير الأمور عادةً: تريد البدء ولا ترغب في مشاهدة جميع أنواع مقاطع الفيديو أولاً. ومع ذلك ، يجب أن تدرك أن الأمر يتعلق بإدارتك ، وهو شيء تريد أن تكون منظمًا جيدًا لأنه سيوفر لك العديد من ساعات العمل. بالطبع نشرح كيفية عمل الأساسيات ، لكن مقاطع الفيديو تتعمق في الموضوع وبالتالي فهي مفيدة للغاية. قم بتسجيل الدخول إلى الموقع وانقر على أعلى اليمين الدعم. ستفتح نافذة جديدة تضغط عليها تدريب بالفيديو. ستجد هناك جميع مقاطع الفيديو التي تحتاجها لفهم كيفية عمل الموقع بشكل أفضل.

06 الرصيد الافتتاحي

نبدأ على الفور بالجزء الأصعب: الرصيد الافتتاحي ، والذي يمكن العثور عليه عبر الإدارة / الرصيد الافتتاحي. هذا هو في الأساس ملخص لجميع الجوانب المالية التي تتكون منها شركتك: الدخل والمصروفات والمبالغ المستحقة ... إذا لم تكن لديك فكرة عما نتحدث عنه ، فمن المحتمل أنك تستخدم محاسبًا بالفعل (لأن هذا أيضًا جزء من إدارتك التناظرية ) ويمكنك طلب هذه المعلومات منه / منها. على أي حال ، من الضروري أن يكون إجمالي العمودين الأيمن والأيسر (أي الأصول والخصوم) متساويين. ولكن قبل أن تتمكن من إكمال ذلك ، يجب عليك أولاً إعداد حسابات دفتر الأستاذ العام.

07 إعداد حسابات دفتر الأستاذ العام

لا تخاف من كلمة مثل حساب دفتر الأستاذ. يمكنك التفكير بشكل أفضل في إدارتك على أنها خزانة كبيرة ذات أدراج. يمثل كل درج جزءًا من عملك ، مثل حسابك المصرفي (طريقة الدفع) ، والاشتراك في شيء (الربح والخسارة) ، ومخزونك (الميزانية العمومية) وما إلى ذلك. من المرجح ألا يجهدك درج الكلمات ، وحساب دفتر الأستاذ العام هو نفسه تمامًا. لذلك من المهم بالنسبة لإدارتك عبر الإنترنت أن تحدد جميع عناصر شركتك. انقر فوق إدارة ثم بعد ذلك حسابات دفتر الأستاذ العام. سترى الكثير من "الأدراج" هنا ، ومعظمها لن تستخدمه أبدًا. تعرف على ما إذا كان يمكنك تخزين جميع تكاليف وفوائد شركتك في أحد هذه الأدراج. إذا لم يكن كذلك ، فقم بإنشاء درج جديد أو حساب دفتر أستاذ عام بنفسك.

08 تكوين العلاقات

بالنسبة لإدارتك ، من المهم بالطبع أن تعرف من تلقيت الأموال ولمن دفعت المال. لهذا السبب ، من الضروري إنشاء علاقات. يمكنك القيام بذلك من خلال النقر على الجزء العلوي العلاقات ثم بعد ذلك يضيف في الجزء الأيمن. هذا بسيط للغاية ، إنه يتعلق ببساطة بجميع تفاصيل الاتصال الخاصة بالعميل أو العميل ذي الصلة.

09 إنشاء المنتجات

لنفترض أننا نطلب منك الآن إنشاء فاتورة ، فربما تقوم ببساطة بملء ما قمت به ومقدار تكلفته. الأمر نفسه ينطبق على المحاسبة الرقمية ، باستثناء أن الحزمة المحاسبية تريد معرفة كيفية خصم منتج أو خدمة معينة. أنت تصنع منتجات لذلك. انقر فوق الفواتير ثم تحت منتجات وخدمات تشغيل يضيف. أنت الآن بحاجة إلى إدخال رمز للخدمة أو المنتج (يمكنك التفكير في هذا بنفسك) ووصف (على سبيل المثال: DVD). ثم اختر أ وحدة، في حالتنا هذه قطعة. إذا كانت الوحدة التي تحتاجها (على سبيل المثال كلمة إذا كنت تكتب مقالات وتحصل على أموال مقابل كل كلمة) غير موجود بعد ، فيمكنك إنشائه تحت العنوان الوحدات إلى اليسار. أدخل سعر الشراء إن أمكن ، وسعر المبيعات باستثناء ضريبة القيمة المضافة. حدد معدل ضريبة القيمة المضافة وسيتم عرض سعر المبيعات بما في ذلك ضريبة القيمة المضافة على الفور. نحلة حساب كونترا حدد "الدرج" الذي ينتمي إليه هذا المنتج. يمكن أن يكون ذلك عامًا جدًا (مجموعة الدوران 1) ، أو محددًا جدًا (DVD). على الرغم من أنه يجب عليك أولاً إنشاء حساب دفتر أستاذ لـ DVD. الشيء المفيد الآن: يتم وضع ضريبة القيمة المضافة تلقائيًا في "الدرج" لضريبة القيمة المضافة ليتم دفعها.

10 إرسال الفواتير

لذلك يتم استخدام المنتجات التي تقوم بإنشائها أثناء إعداد الفواتير. انقر فوق القائمة في الأعلى الفواتير ثم بعد ذلك يضيف. حدد علاقة واملأ المعلومات ذات الصلة. ثم اضغط أضف منتج / خدمة. الآن عند النقر فوق الحقل العلوي ، يمكنك إضافة أحد المنتجات التي قمت بتكوينها. يمكنك على الفور معرفة سبب فائدة ذلك ، حيث يتم إدخال جميع المعلومات ذات الصلة على الفور (ولكن لا يزال من الممكن تغييرها إذا كان السعر مختلفًا ، على سبيل المثال). بهذه الطريقة تضيف خطًا لكل منتج أو خدمة. عند الانتهاء ، احفظ الفاتورة وأرسلها. يقدم موقع e-Boekhoudt.nl جميع أنواع القوالب لهذا الغرض.

11 فواتير / إيصالات الحجز

بالإضافة إلى الدخل ، لديك أيضًا نفقات. يمكنك حجز هذا من خلال النقر على علامة التبويب على الموقع محاسبة ثم بعد ذلك الفواتير. نحلة نوع الحجز هل تختار استلام الفاتورة. اختر علاقة واملأ معلومات الفاتورة (بما في ذلك حساب العكس الصحيح). انقر فوق إضافة الملفات إذا كنت ترغب في تحميل الفاتورة. ليس من المناسب استخدام العلاقات للإيصالات ، ففي النهاية تشتري شيئًا ما من متجر الكتب ، وهو ليس علاقة مباشرة. بالإضافة إلى ذلك ، لا تحتوي الإيصالات على رقم فاتورة. في هذه الحالة ، انقر فوق كشف حساب / إيصالات في الجزء الأيمن. اختر نوع الحجز ينفق الاموال ومع الحساب حدد من أي حساب فعلت هذا. سترى الآن أيضًا: إذا كان لديك حسابات بنكية متعددة ، فمن المفيد أيضًا إنشاء حسابات دفتر أستاذ متعددة لها. انقر فوق يحفظ لمعالجة الإيصال. عند تنزيل تطبيق e-Boekhoudt.nl ، يمكنك أيضًا مسح الإيصالات ضوئيًا وتحميلها مباشرة من هاتفك الذكي.

12 معاملات الاستيراد

لقد أدخلت فواتيرك المرسلة والمستلمة في إدارتك الرقمية ، ومن المهم الآن ربطها بالمعاملات الفعلية في حسابك المصرفي. والسبب في ذلك هو رصيدك ، كما يوحي الاسم ، يجب أن يكون متوازنًا. لكل فاتورة بقيمة عشرة يورو يتم إرسالها ، يجب أن يكون هناك دفعة بقيمة عشرة يورو ، ومقابل كل خمسة يورو تنفقها ، يجب أن يكون هناك إيصال تسجيل نقدي بقيمة خمسة يورو. لهذا السبب ستحجز هذه الأشياء ضد بعضها البعض. أسهل طريقة هي تصدير كشوف حسابك البنكي من موقع البنك الذي تتعامل معه (يشرح كل بنك العملية) ثم انقر فوق يستورد تحت العنوان يدخل (التبويب محاسبة). قم بتحميل الملف ، واختر الحساب المصرفي المناسب ثم انقر فوق بالإضافة إلى ذلك. عندما تتم معالجة الملف ، انقر فوق انتقل إلى سطور البيان غير المجهزة. هناك يمكنك رؤية جميع المعاملات في حسابك المصرفي التي لم يتم ربطها بعد ، على سبيل المثال ، الفواتير. لكل طفرة يمكنك الآن تحديد القطعة التي تنتمي إليها بالضبط. على سبيل المثال ، كل مصروف وكل دخل مصحوب بفاتورة و / أو إيصال.

الروابط

من حيث المبدأ ، يمكنك القيام بكل شيء في حزمة المحاسبة يدويًا ، ولكن تحت عنوان الإدارة لديك أيضًا خيار إنشاء جميع أنواع الروابط. على سبيل المثال ، يمكنك أولاً إنشاء رابط مع المحاسب الخاص بك ، حتى يتمكن من الوصول إلى إدارتك وتقديم الإقرار الضريبي الخاص بك ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء رابط مع البنك الذي تتعامل معه ، بحيث لا تضطر إلى استيراد معاملاتك يدويًا وتصديرها كل مرة. ستجد هنا أيضًا رابط متجر الويب الخاص بك ، بحيث يمكنك تلقائيًا إدخال فواتير الطلبات في المحاسبة الرقمية الخاصة بك. ليس الأمر بهذه الصعوبة ، وستجد في صفحة الدعم شرحًا تفصيليًا لكيفية عمل كل شيء. لذلك نوصي باستكشافه تمامًا.