سيكون هناك بلا شك أيام لا ترسل فيها أربعمائة رسالة يجب تزويدها جميعًا بتحية شخصية ومعلومات شخصية أخرى. هذا هو بالضبط سبب وجود فرصة جيدة لأنك لست على دراية بوظيفة القوائم البريدية في Word وأنك تقضي ساعات في شيء يمكن القيام به في بضع دقائق (وأيضًا أقل عرضة للأخطاء). نحن نساعدك في توفير ذلك الوقت.
1 ما هي القوائم البريدية؟
القوائم البريدية هي وظيفة داخل Word تتيح لك استيراد البيانات من مستند Excel على سبيل المثال. لنفترض أن لديك مستند Excel يحتوي على بيانات 25 شخصًا ، سيستخدم Word وظيفة المراسلات لإنتاج 25 مستندًا تحتوي على تلك البيانات. يتم استكمال باقي المستند بالمعلومات القياسية التي هي نفسها لكل مستند وكل حرف. حتى تتمكن من إنشاء رسائل شخصية بسرعة كبيرة ، بينما ما عليك سوى القيام بالعمل مرة واحدة. اقرأ أيضًا: كن خبيرًا حقيقيًا في Word في 12 خطوة.
2 فكر فقط
يبدو الأمر أخرقًا بعض الشيء ، لكن التباطؤ هو أحد أكثر الخطوات المفيدة في هذه الورشة. ليس هناك ما هو أكثر إزعاجًا من وجود كل شيء في أباريق ، فقط لتجد أنه يتعين عليك تعديل مستند Excel لأنك نسيت شيئًا ما. فكر فيما تريده في مستند Word. للتوضيح ، نرسل دعوة لحضور حفل زفاف. بادئ ذي بدء ، نحتاج إلى تفاصيل الاسم والعنوان للعنوان والتحية الشخصية ، لكننا نرغب أيضًا في تحديد أرقام الجدول لتناول العشاء. سيأتي مائتا ضيف ، لذا يمكنك أن تتخيل أن المهمة ستكون ضخمة يدويًا. مع قائمة بريدية سهلة للغاية.
3 قم بإنشاء مستند Word
الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة أساسية عما تريد وضعه في المستند الخاص بك (في حالتنا ، خطاب) ، فقد حان الوقت للعمل بالفعل. ابدأ Word وأنشئ مستندًا جديدًا ، عبر ملف / جديد / مستند فارغ. يمكنك أيضًا اختيار استخدام قالب ليس له أي تأثير على النتيجة النهائية. ثم قم بإنشاء المستند أو اكتب الرسالة التي تريد إرسالها. أكمل هذه الرسالة ، بما في ذلك التحية ، العنوان في أعلى اليمين (إن أمكن) وفي حالتنا: تخصيص أرقام الجدول. اجعل البيانات التي تريد ملؤها تلقائيًا لاحقًا بخط غامق ، حتى لا تنساها لاحقًا. من خلال إكمال الخطاب ، يكون لديك نظرة عامة محددة عن نفسك فيما إذا كنت قد نسيت أي شيء. تحقق من المستند وقم بفحصه من قبل أصحاب المصلحة الآخرين (شريكك ، زميلك ، إلخ) للتأكد من أنك لم تنس أي شيء. احفظ المستند.
4 قم بإنشاء مستند Excel
ثم تقوم بإنشاء مستند Excel. بالطبع ، فإنه يوفر الكثير من الوقت إذا كان لديك بالفعل جميع الأسماء والعناوين في Excel ، بحيث يكون عليك فقط إضافة العناصر المفقودة. انقر فوق ملف / جديد / مصنف فارغ لإنشاء المستند الجديد. القوالب غير مرغوبة في هذه الحالة ، فهذا يؤدي فقط إلى الارتباك ، ويبقيه مكشوفًا وبسيطًا قدر الإمكان. المهم أن تعرف أن الأعمدة في Excel تعمل كمواضيع (مثل الاسم والعنوان ورقم الجدول وما إلى ذلك) وتعمل الصفوف كتعداد لجميع تلك البيانات ، على سبيل المثال ، في حالتنا ، كل صف هو شخص مختلف .
5 املأ مستند Excel
يمكنك الآن البدء في ملء مستند Excel. في حالتنا ، نضع العناوين التالية في السطر الأول من المستند: الاسم الأول واسم العائلة والعنوان والرمز البريدي والمدينة ورقم الجدول. بمجرد القيام بذلك ، قم بحظر الصف العلوي في المستند بالنقر فوق علامة التبويب صورة في الشريط وبعد ذلك كتلة / كتلة الصف العلوي. هذا مفيد بهذه الطريقة يمكنك معرفة العمود الذي تعمل فيه مع المستندات الطويلة عند التمرير لأسفل. ثم تقوم بملء المستند: وهكذا في كل سطر من كل سطر المعلومات التي تنتمي إلى العناوين (في حالتنا ، الاسم الأول ، الاسم الأخير ، إلخ). إذا كنت ترغب في إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني ، فيجب أيضًا إدخال عنوان بريد إلكتروني.
انتبه إلى خصائص الخلية الصحيحة
إذا كنت تستخدم النص فقط في مستند Excel الذي تريد إنشاء مستندات به في Word ، فلا داعي للقلق بشأن خصائص الخلية. ولكن إذا كنت تريد أيضًا ذكر المبالغ في المستند النهائي ، على سبيل المثال ، فإن خصائص الخلية مهمة. تخبر خصائص الخلية Excel بالضبط عن محتويات الخلية. نظرًا لأننا قد نكون قادرين على رؤية الفرق بسهولة بين المبلغ أو التاريخ أو رقم المنزل ، فلن يتمكن Excel من ذلك. لإخبار Excel بالضبط بما تمثله محتويات الخلية ، انقر بزر الماوس الأيمن فوق الخلية واختر خصائص الخلية. في النافذة التي تظهر ، يمكنك اختيار نوع المحتوى الذي تحتويه الخلية على اليسار ، ثم تكوين هذا على اليمين (على سبيل المثال ، من خلال تحديد عدد الأرقام التي يجب عرضها بعد الفاصلة العشرية).
6 معالج دمج المراسلات
مستند Word الخاص بك قيد الإعداد وتم إدخال جميع العناوين والمعلومات الأخرى في مستند Excel. يمكن لـ Word أن يفعل الكثير باستخدام المعلومات من Excel ، ولكن بعد ذلك يجب على البرنامج بالطبع أن يعرف أولاً المستند الذي يتعلق به وماذا يجب أن يفعل به بالضبط. يمكنك إنشاء هذا الارتباط بسهولة بالغة بمساعدة المعالج في Word. تأكد من أن لديك المستند في Word حيث تريد فتح البيانات وانقر فوقها المراسلات / بدء دمج المراسلات / معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة.
7 حدد مستند Excel
حان الوقت الآن لاتخاذ الخيارات المهمة. لا يتعين عليك اختيار أي شيء في الخطوة الأولى ، لأننا أنشأنا بالفعل مستندًا. انقر فوق التالي واترك الخيار باستخدام المستند الحالي تم اختيارهم. انقر مرة أخرى التالي. اترك الخيار استخدام قائمة موجودة يتم تحديدها والنقر للتصفح. انتقل الآن إلى ملف العنوان الذي قمت بإنشائه وانقر لفتح و على نعم في النافذة التي تظهر. سترى الآن العناوين من مستند Excel تظهر ، مع استخدام الصف الأول (مع اسم الوصف والعنوان وما إلى ذلك) كرأس. انقر فوق التالي.
