هذه هي أفضل طريقة لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني

سواء كنت ترغب في الاحتفاظ بجميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة لأسباب تجارية بحتة أو بعيدًا عن الحنين إلى الماضي ، فإن تركها جميعًا في صناديق البريد النشطة ليس عمليًا للغاية. لحسن الحظ ، هناك حلول للنسخ الاحتياطي أو أرشفة رسائلك ، يعد MailStore Home أحد أكثر الحلول مرونة.

لا يزال من الممكن التحكم في بضع مئات من الرسائل في علبة الوارد أو البريد الصادر ، ولكن عندما يصل عدد الرسائل إلى الآلاف ، فإنها سرعان ما تصبح مزدحمة. من الأفضل أن تتطلع إلى إجراء نسخ احتياطي سلس أو إستراتيجية أرشفة.

بالطبع لا يمكننا تغطية جميع خدمات البريد الإلكتروني والعملاء المعروفين ، لذلك قمنا باختيار متوازن: MS Outlook و Gmail. دعنا أولاً نلقي نظرة على بعض أدوات النسخ الاحتياطي الأساسية وقدرات الأرشفة المضمنة. ثم جاء دور أداة النسخ الاحتياطي والأرشفة القوية MailStore Home ، والتي يمكنها التعامل مع مجموعة متنوعة من عملاء وخدمات البريد الإلكتروني.

01 النسخ الاحتياطية لبرنامج Outlook

على الرغم من أنه يمكنك إجراء نسخ احتياطي يدويًا لرسائل البريد الإلكتروني في Outlook - يمكنك القيام بذلك ببساطة عن طريق سحب تحديد بريد إلكتروني إلى مجلد القرص بحيث ينتهي بهم الأمر في ملف .msg - ولكن هذا أمر شاق للغاية. لحسن الحظ ، هناك أداة تعمل على أتمتة عملية النسخ الاحتياطي بأكملها: Safe PST Backup. تبلغ تكلفة الإصدار المدفوع 29.96 يورو ، ولكن مع الإصدار المجاني ، تقطع شوطًا طويلاً أيضًا. القيد الرئيسي لهذا الأخير هو أنه يمكنك فقط الاحتفاظ بنسخة احتياطية من ملف تعريف Outlook واحد.

قم بتنزيل الأداة وتثبيتها. عند بدء التشغيل الأول ، يطلب البرنامج الإشارة إلى مجلد نسخ احتياطي ، وبعد ذلك تنقر فوق ملف بدء النسخ الاحتياطي قد تضغط. سيتم الآن نسخ ملفات pst المرتبطة بملف تعريف Outlook الخاص بك احتياطيًا. بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني ، تحتوي هذه النسخة الاحتياطية أيضًا على جهات اتصال وتقويمات.

بشكل افتراضي ، يتم عمل نسخة احتياطية كل ساعة. عبر الخيارات / الجدول يمكنك ضبط هذا التردد أو الاختيار يدويا.

إذا تعرض ملف pst الأصلي للتلف ، فما عليك سوى استبداله بالنسخة التي تم نسخها احتياطيًا. يمكنك العثور على الموقع الصحيح في Outlook عبر إعدادات الملف / الحساب (2x) / ملفات البيانات.

02 جوجل النسخ الاحتياطي

يمكنك تأمين رسائل Gmail الخاصة بك بعدة طرق. على سبيل المثال ، يمكنك ضبط الخدمة لإعادة توجيه جميع الرسائل الواردة فورًا إلى صندوق بريد لخدمة بريد أخرى. أو يمكنك استخدام وصفة IFTTT لإرسال رسائل أو مرفقات إلى خدمة التخزين السحابي مثل Dropbox أو Google Drive (على سبيل المثال ، هكذا). مع الإصدار المجاني من Spinbackup ، يمكنك تأمين ما يصل إلى 4 جيجابايت من رسائل البريد الإلكتروني ، مع تكرار النسخ الاحتياطي اليومي وتشفير AES القوي.

بديل مفيد هو UpSafe. قم بتثبيت الأداة وتشغيلها. انقر فوق الدخول مع جوجل، قم بتسجيل الدخول باستخدام حساب Google الخاص بك واضغط السماح. يصل لك بدء النسخ الاحتياطي اضغط ، افتح أولاً خيارات النسخ الاحتياطي. هنا تحدد رسائل البريد الإلكتروني التي تريد تضمينها في النسخة الاحتياطية. يمكنك القيام بذلك على أساس معايير مثل تاريخ الإرسال, من يحتوي على و (عن طريق اختيار من) منشورات. تتوفر خيارات مماثلة في علامة التبويب أرشفة، ولكن في هذه الحالة ، سيتم حذف الرسائل التي تم نسخها احتياطيًا من حساب Gmail الخاص بك. في علامة التبويب تخزين اختر موقع تخزين مناسبًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. بعد التسجيل المجاني يأتي الخيار ضع جدولاً متاح: نوع من الاختصار إلى برنامج جدولة مهام Windows والذي يسمح لك بتحديد متى وكم مرة تريد مثل هذه النسخة الاحتياطية.

بالمناسبة ، يوفر UpSafe أداة مماثلة لبرنامج MS Outlook.

03 أرشفة Outlook

يوفر Outlook 365/2016 نفسه وظيفة أرشفة بدائية إلى حد ما عبر مجلد البريد أرشيف. في الأساس ، لا يتعين عليك القيام بأكثر من تحديد رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة في (على سبيل المثال) ملف صندوق الوارد، والضغط على مفتاح Backspace وعلامة التبويب يبدأ الزر لأرشفة للضغط. أو يمكنك ببساطة سحب التحديد إلى مجلد الأرشيف. عبر ملف / أدوات / تعيين مجلد أرشيف يمكنك تعيين مجلد مختلف لهذا الغرض.

لأتمتة عملية الأرشفة قليلاً ، انتقل إلى ملف / خيارات / متقدم. اضغط على الزر هنا إعدادات الأرشفة التلقائية وقم بإجراء الإعدادات المطلوبة. هذه هي الطريقة التي تحدد بها التردد (الافتراضي كل 14 يوم) وموقع مجلد الأرشيف (ملف pst) في نقل العناصر القديمة إلى. اضغط على الزر قم بتطبيق هذه الإعدادات على كافة المجلدات وتأكيد مع نعم. أو يمكنك أن تكون أكثر انتقائية: انقر بزر الماوس الأيمن على ملف مجلد البريد، يختار مميزات وافتح علامة التبويب أرشفة آلية. حدد الخيار أرشفة العناصر الموجودة في هذا المجلد بالإعدادات الافتراضية أو أرشفة هذا المجلد بالإعدادات التالية إذا كنت تريد الخروج عن القواعد القياسية الخاصة بك.

04 أرشفة Gmail

عندما تضع علامة اختيار في Gmail بجوار البريد الوارد في صندوق الوارد الخاص بك ، ثم انقر في الأعلى لأرشفة انقر فوق ، ويختفي تحديد البريد من صندوق الوارد الخاص بك. يمكنك العثور عليه في المجلد كل البريد الإلكتروني (إذا لزم الأمر ، انقر هنا أولاً أكثر). إذا كنت تريد إعادة الرسائل إلى علبة الوارد الخاصة بك ، فحددها مرة أخرى وانقر في الأعلى الانتقال إلى البريد الوارد.

بالمناسبة ، يمكنك أيضًا أتمتة هذه الأرشفة عن طريق إنشاء مرشح. اذهب إلى المؤسسات و اختار المرشحات والعناوين المحظورة / إنشاء مرشح جديد. املأ المعايير المطلوبة ، انقر فوق إنشاء عامل تصفية والقراد تخطي البريد الوارد (الأرشيف) في. مع تأكيد إنشاء عامل تصفية.

05 MailStore الصفحة الرئيسية

يعد MailStore Home أحد الحلول الأكثر مرونة لكل من أغراض النسخ الاحتياطي والأرشفة لمجموعة متنوعة من برامج البريد الإلكتروني. قم بتشغيل ملف exe وتثبيت الأداة (عبر تثبيت على هذا الكمبيوتر) أو اختر النسخة المحمولة (عبر قم بتثبيت النسخة المحمولة على محرك الأقراص X). يمكن أن يكون هذا الأخير مفيدًا ، على سبيل المثال ، إذا كنت تريد بانتظام تجميع أرشيف البريد الإلكتروني الخاص بك من علب بريد من أجهزة كمبيوتر مختلفة. أو عندما تريد تصدير (قراءة: ترحيل) صندوق بريد مستورد إلى عميل بريد على جهاز آخر.

بعد فترة يمكنك البدء. في الجزء الأيمن ، انقر فوق "نعم" أرشيف شخصي، ثم اتضح أنها فارغة. منطقي ، لأنه عليك أولاً أرشفة رسائل البريد الإلكتروني ويمكنك القيام بذلك باستخدام خيار يحمل نفس الاسم في نفس النافذة.