هذه هي الطريقة التي يمكنك بها المسح باستخدام هاتفك الذكي

المزيد والمزيد من الوكالات ملتزمة بعدم استخدام الأوراق ، لكن لا يمكنك تجنب تلقي خطاب من السلطات الضريبية بالبريد أو استلام إيصال في أحد المتاجر. هل تريد رقمنة كل هذه الأوراق بنفسك؟ ثم يمكنك: كل ما تحتاجه هو هاتف ذكي مزود بكاميرا والبرامج المناسبة. نشرح كيف يمكنك المسح باستخدام هاتفك الذكي.

نصيحة 01: العمل المحمول

قبل أن نقدم لك معلومات حول التطبيقات التي يمكنك استخدامها ، دعنا أولاً نقدم لك نصيحة بخصوص طريقتك. يعد المسح الضوئي المحمول أسهل بكثير من المسح الضوئي باستخدام ماسح ضوئي قديم موثوق به ، ولكن عند حفظ جميع الإيصالات ، لا يزال هناك الكثير من العمل عندما يكون لديك جبل من الإيصالات على مكتبك. من المحتمل أن تكون هذه الإيصالات نصف مجعدة بحلول ذلك الوقت وهذا لا يجعل المسح الضوئي أسهل (انظر النصيحة 6). لذلك نوصي بتغيير طريقة عملك. تتمثل ميزة المسح باستخدام هاتفك الذكي في أن هذا الهاتف الذكي معك دائمًا. من المفيد الاستفادة من ذلك. بمعنى آخر: إذا تلقيت إيصالًا ، فابحث سريعًا عن مكان هادئ ، وقم بمسح الإيصال ضوئيًا (وقم بتحميله مباشرة على السحابة ، حتى لا تتعرض لخطر فقدان الإيصالات إذا فقدت هاتفك الذكي). يتطلب الأمر بعض التعود ، ولكن بمجرد أن يصبح هذا جزءًا من روتينك ، فإنه يجعل حياتك أسهل كثيرًا وأكثر تنظيماً.

تلميح 02: اختر سحابة

يجعل مسح الهاتف المحمول الأمور أكثر وضوحًا ... إلا إذا أفسدت الأمر بعد كل شيء. بعد كل شيء ، هناك العديد من الأماكن حيث يمكنك الاحتفاظ بملفاتك. بالطبع على هاتفك الذكي نفسه ، لكننا ننصح بشدة بعدم القيام بذلك: إذا فقدت هاتفك الذكي أو سُرق ، فستفقد بياناتك. من الممكن أيضًا المزامنة مع جهاز الكمبيوتر أو جهاز Mac الخاص بك ، ولكن هذا مرهق بعض الشيء لأن التحميل إلى السحابة يكون أسرع (وأحيانًا تلقائي). إذا اخترت سحابة ، فعليك اختيار السحابة حقًا. لا تقم بتحميل إيصال واحد إلى Dropbox وإيصال آخر إلى Google Drive. حدد خيارًا واستخدم التطبيق المناسب. تحتوي معظم الخدمات السحابية على تطبيقاتها الخاصة مع إمكانية المسح. نناقش هذه التطبيقات ونناقش تطبيقًا ليس في أيدي خدمة سحابية.

خدمة الصور عبر الإنترنت لفحوصاتك هي خدمة صور Google. يمكنك استخدام هذا مجانًا وهو يعمل على كل من الجهاز اللوحي والهاتف الذكي (Android و Apple). بالإضافة إلى ذلك ، في صور Google ، يمكنك استخدام الألبومات بسهولة ، على سبيل المثال لتصنيف الإيصالات الخاصة بك (أو عمليات المسح الأخرى) ، أو لفصلها عن صورك العادية. يمكنك قراءة كل شيء عن صور Google على موقعنا.

تأتي الخدمات السحابية بجميع الأشكال والأحجام ، وقد تجد نفسك تفضل خدمة أخرى على صور جوجل. لكل منها مزاياها ومراوغاتها. على سبيل المثال ، على عكس العديد من المنافسين ، فإن Dropbox غير مرتبط بنظام تشغيل معين. يختلف هذا ، على سبيل المثال ، مع iCloud (مدمج في نظام Apple البيئي) أو Google Drive أو OneDrive من Microsoft.

ثم هناك عدد لا يحصى من الخدمات الأصغر والأقل شهرة. Box ، على سبيل المثال ، الذي يركز أكثر على الأعمال التجارية. أو SpiderOak ، التي تعتبر الخصوصية أهم إنجاز لها. Mega هي خدمة من Kim Dotcom ، رائد أعمال معروف على الإنترنت. و Stack عبارة عن سحابة هولندية تمنحك مساحة تخزين خالية لا تقل عن تيرابايت. الكثير من الخيارات.

عمليًا ، يمتلك كل تطبيق سحابي أيضًا إمكانية الفحص

نصيحة 03: مسح ضوئي باستخدام Dropbox

تمكن Dropbox من مسح المستندات باستخدام تطبيق Dropbox لكل من Android و iOS منذ العام الماضي. الشيء المفيد في هذا الأمر ، بالطبع ، هو أن المستندات لا يتم حفظها على هاتفك الذكي ، ولكن يتم تحميلها مباشرة إلى Dropbox وربما متزامنة على الفور مع تطبيق Dropbox على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لمسح مستند ضوئيًا ، ابدأ تطبيق Dropbox ، واضغط على علامة الجمع في الأسفل ثم اختر Scan Document. سيتم الآن تشغيل الكاميرا على الفور ، وبعد ذلك يمكنك توجيهها إلى المستند المراد مسحه ضوئيًا. يظهر إطار أزرق السطح الذي سيتم مسحه ضوئيًا. الشيء الجميل هو أنك لست مضطرًا إلى حمل الكاميرا فوقها مباشرة ؛ التطبيق يصحح الصورة نفسها. يتيح لك الضغط على علامة الجمع في الجزء السفلي الأيسر إضافة صفحة ، ويتيح لك الضغط على أشرطة التمرير التحكم في أشياء مثل اللون والأسود والأبيض وما إلى ذلك. قم بتدوير الصورة مع وضع الأيقونة في أعلى اليمين. راضي؟ ثم اضغط التالي، حدد ما إذا كان سيكون ملف PDF أو PNG ، اختر موقع تخزين على Dropbox ، ثم اضغط على احتفظ.

نصيحة 04:… مع Google Drive

قامت Google أيضًا ببناء خيار المسح في تطبيق Google Drive الخاص بها ، ولكن للأسف هذه الوظيفة موجودة فقط لنظام Android في وقت كتابة هذا التقرير. لاستخدام وظيفة الفحص في Google Drive ، ابدأ التطبيق على هاتف Android الذكي واضغط على علامة الجمع في أسفل اليمين (في الدائرة الزرقاء). في القائمة التي تظهر ، اضغط على مسح. تمامًا كما هو الحال في تطبيق Dropbox ، يتم تشغيل الكاميرا على الفور ويمكنك توجيهها إلى المستند الذي تريد مسحه ضوئيًا. على عكس Dropbox ، لا يتم عرض أي إطار ، ولكن الفكرة هي نفسها ويتم تصحيح الصور المنحرفة هنا أيضًا. إذا لم يتم تعيين هذا الإطار بشكل صحيح تمامًا ، فيمكنك تصحيحه بالضغط على الرمز الذي يحتوي على المربع في الأعلى. يمكنك أيضًا في هذا التطبيق إضافة صفحات بالضغط على علامة الجمع في أسفل اليسار. يتيح لك رمز لوحة الألوان في الجزء العلوي اختيار ما إذا كان يجب أن يكون ملونًا أو أبيض وأسود ، وتسمح لك النقاط الثلاث الموجودة في أعلى اليمين بتدوير الصفحة أو تسميتها أو حذفها تمامًا. عندما تكون راضيًا ، اضغط على علامة الاختيار في أسفل اليمين وسيتم تحميل صورتك تلقائيًا إلى Google Drive.

نصيحة 05:… مع Turboscan

تبلغ تكلفة تطبيق TurboScan Pro 5.49 يورو (أو 3.50 يورو لنظام Android) ، حيث تكون التطبيقات من Dropbox و Google Drive مجانية. لكن هذا التطبيق أكثر مرونة ولدينا ما نقدمه لذلك. للمسح باستخدام TurboScan Pro (لنظام iOS أو Android) ، ابدأ التطبيق واضغط على أيقونة الكاميرا في أسفل اليسار (بشكل جيد ، يمكنك أيضًا تحميل الصور الحالية باستخدام الرمز الموجود في أسفل اليمين). بمجرد التقاط الصورة ، يضع TurboScan الإطار الذي يمكنك ضبطه على الفور. صحافة منتهي بمجرد أن يكون الإطار صحيحًا (في معظم الحالات ، يكون هذا صحيحًا تلقائيًا). في الجزء السفلي الأيمن ، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد حفظ الإيصال بالأبيض والأسود أو بالألوان (يشغل الأبيض والأسود مساحة أقل) ، ويمكنك ضبط نظام الألوان باستخدام المربعات الموجودة في الأسفل. ثم اضغط التالي. باستخدام الرمز الموجود في أسفل اليمين (علامة الجمع) ، يمكنك إضافة صفحة إلى المسح الضوئي ، باستخدام رمز الفرشاة ، يمكنك تغيير الاسم وإضافة التاريخ تلقائيًا والإشارة إلى التنسيق الذي يجب حفظ المسح الضوئي به. مع الزر للمشاركه في الجزء السفلي الأيسر ، احفظ المسح الضوئي أو قم بتحميله على السحابة.

هل إيصالاتك مجعدة؟ قبل المسح ، ضعهم تحت لوح زجاجي

النصيحة 06: التجاعيد

نوصي بمسح أشياء مثل الإيصالات فورًا عند استلامها ، كما يمكنك أن تقرأ في النصيحة 1. إذا لم يكن ذلك ممكنًا أو ببساطة لا شيء تريد القيام به ، فمن المحتمل أن ينتهي بك الأمر بإيصالات مجعدة. وهذا يجعل المسح أكثر صعوبة ، ولكنه ليس مستحيلاً. يمكنك بالطبع طي الإيصالات / المستندات واسترجاعها ، ولكن هذا يستغرق الكثير من الوقت وبالتالي يصعب العثور على فائدة المسح الضوئي المحمول. يمكن حل هذه المشكلة بسهولة تامة بالطريقة التي لا تختلف في الواقع كثيرًا عن الماسح الضوئي التقليدي: شريحة زجاجية. خذ لوحًا زجاجيًا أو بلاستيكيًا من إطار الصورة وضعه فوق الإيصال ليتم مسحه ضوئيًا. التجاعيد لم تعد مشكلة. شيء يجب القيام به خلال النهار ، لأن انعكاس المصابيح يمكن أن يلقي بمفتاح ربط في الأعمال.

تلميح 07: التعرف الضوئي على الحروف؟

جميع التطبيقات المذكورة تعمل بشكل جيد وفعال للغاية ، ولكن بها عيب واحد شائع: فهي غير قادرة على تحويل النص الممسوح ضوئيًا إلى نص رقمي (أي نص يمكنك نسخه ولصقه بعد ذلك). لحسن الحظ ، هناك تطبيقات تستخدم هذه التقنية (ocr) ، وأحد هذه التطبيقات من شركة تصنيع برامج معروفة: Microsoft! Office Lens مجاني ومتاح لكل من Android و iOS. لمسح مستند ضوئيًا ، ابدأ التطبيق وأشر في الجزء السفلي إلى أنه مستند. وجه الكاميرا إلى المستند / الإيصال الذي تريد مسحه ضوئيًا واضغط على الزر الأحمر عندما يحيط الإطار الأبيض المستند بشكل صحيح. الآن اضغط +1 أسفل اليسار لإضافة مستند آخر إلى المسح أو انقر مستعد أعلى اليمين إذا كنت سعيدًا بالنتيجة. عندما تضغط الآن على ملف PDF في الجزء السفلي ، يتم حفظ المستند كملف PDF قابل للتحرير ، بمعنى آخر يمكن تحديد كل النص الموجود في المستند ونسخه.

تلميح 08: فصل الملفات

في بعض الحالات ، يكون من المفيد إجراء مسح ضوئي لعدد كبير من المستندات كمستند واحد ، وذلك ببساطة لأنه أسرع. ولكن بعد ذلك ينتهي بك الأمر مع ملف PDF واحد كبير ، بينما تريد بالفعل مستندات منفصلة. ولكن يمكنك فصل المستندات بسهولة بالغة. برنامج رائع لهذا هو Adobe Acrobat DC ، لكن هذا البرنامج باهظ الثمن وليس خيارًا للجميع. لحسن الحظ ، هناك أيضًا بدائل مجانية ، ولا تحتاج حتى إلى تثبيت أي شيء. قم بزيارة www.splitpdf.com وقم بتحميل الملف الذي تريد تقسيمه (يمكنك أيضًا استيراده مباشرة من Dropbox أو Google Drive). انقر فوق استخراج كل الصفحات في ملفات منفصلة أو تحديد الملفات التي تريد تقسيمها على وجه التحديد. الآن اضغط انشق، مزق لتقسيم الملفات بالفعل. سيتم الآن إنشاء ملف مضغوط يحتوي على جميع الصفحات من المستند الرئيسي كملف PDF منفصل.

هل تريد دمج عدة مستندات منفصلة في كل واحد؟ يمكنك القيام بذلك عبر الإنترنت مجانًا

نصيحة 09:… ودمجها

الوضع المعاكس ممكن أيضًا: لقد قمت بمسح جميع أنواع الملفات المنفصلة وترغب في دمجها في ملف PDF واحد. يمكن لـ Adobe Acrobat DC القيام بذلك أيضًا ، ولكن في هذه الحالة أيضًا توجد أداة مجانية عبر الإنترنت يمكنها القيام بذلك نيابة عنك (بالمناسبة من نفس المنتجين). تصفح إلى www.pdfmerge.com وقم بتحميل الملفات التي تريد دمجها في ملف PDF واحد. افتراضيا هناك أربعة حقول ، ولكن عن طريق النقر المزيد من الملفات يمكنك إضافة المزيد من الحقول. ثم انقر فوق دمج! يعمل الموقع من أجلك ، وبعد ذلك مباشرة تقريبًا ، يتم تنزيل ملف PDF المدمج تلقائيًا من أجلك. هناك أيضًا برنامج متاح من كلا الموقعين يمكنه القيام بالمهمة نيابة عنك عبر الإنترنت ، لكن هذا البرنامج ليس مجانيًا.

نصيحة 10: تنظيم

في بداية هذه المقالة ، نوصي باختيار خدمة سحابية واحدة. في بعض الحالات ، لن يكون هذا ممكنًا (على سبيل المثال لأنك تدير إدارة معًا ، أحدهما لديه هاتف Android ، والآخر لديه iPhone مع تطبيق Google Drive لا يدعم عمليات الفحص). مثل هذا الموقف ليس هو الأمثل ، ولكن لا يزال من السهل علاجه باستخدام IFTTT. IFTTT هو موقع ويب يمكنه ربط الخدمات معًا. قم بزيارة www.ifttt.com وأنشئ حسابًا. لست مضطرًا إلى إعادة اختراع العجلة ، فالإجراء الذي تبحث عنه قد تم بالفعل بواسطة الآخرين. انقر على العدسة المكبرة وابحث مزامنة جوجل دروببوإكس (يمكنك بالطبع إدخال أي خدمة سحابية تريدها هنا ؛ نأخذ هذين كمثال). اختر التطبيق بالوصف المطلوب (في حالتنا مزامنة الملفات الجديدة المضافة إلى Dropbox إلى Google Drive تلقائيًا). حدد المجلد في Dropbox حيث تقوم بتحميل الإيصالات إليه ثم انقر فوق شغله. تتم مزامنة الإيصالات الموضوعة في هذا المجلد تلقائيًا مع Google Drive. بهذه الطريقة تحافظ على كل شيء بشكل مرتب.