ليس عليك كتابة جميع البيانات التي تستخدمها في مستند واحد لواحد في Word. البرنامج له وظائف واسعة لاستيراد البيانات من برامج أخرى. في هذه المقالة سوف نوضح لك إمكانيات استيراد وربط البيانات من برامج أخرى مثل Excel.
إذا كانت لديك حزم أخرى من سلسلة Office ، فإن Word يوفر إمكانية استيراد البيانات من تلك البرامج إلى مستندك. سواء كانت تتعلق ببيانات من ورقة Excel أو Access ، أو بيانات العنوان أو الشرائح ؛ يمكنك ربطها بسهولة بمستند Word الخاص بك. تتمثل ميزة ربط البيانات من البرامج الأخرى في أنه يتعين عليك فقط تغيير البيانات مرة واحدة في البرنامج المصدر. سيقوم Word بعد ذلك تلقائيًا بنقل التغييرات إلى المستند الخاص بك. في بعض الأحيان يتعين عليك تحديث تلك البيانات.
01 استيراد البيانات من Excel
يستخدم Excel على نطاق واسع لإدخال البيانات. لكن في بعض الأحيان تريد فقط تضمين جزء من ملف Excel في Word ، دون ربط البيانات مباشرة. على سبيل المثال (جزء من) جدول. تضمن وظائف النسخ واللصق الشاملة لكل من Word و Excel إمكانية نقل البيانات ، بما في ذلك التنسيق ، إلى المستند الخاص بك. في هذا المثال ، سننسخ جدولًا بسيطًا بدون تنسيق من Excel إلى Word. نختار جميع الخلايا ، انقر بزر الماوس الأيمن واختر لنسخ.
02 اختيار الشكل الصحيح
تعتمد الطريقة التي يتم بها وضع البيانات من Excel إلى Word على وظيفة اللصق التي تختارها في الأخير. في Word ، يمكنك وضع بياناتك في المستند بطرق مختلفة: اللصق مع التنسيق أو اللصق كصورة أو اللصق بدون تنسيق. تعتمد خيارات اللصق التي تصبح متاحة على نوع البيانات الموضوعة في الحافظة. إذا قمت بنسخ جدول من Excel ، فلديك خيارات لصق أكثر مما إذا كنت تريد لصق نص عادي من ، على سبيل المثال ، المفكرة في مستند Word الخاص بك.
إذا كنت تريد لصق البيانات من Excel في Word بدون تنسيق ، فاختر "الاحتفاظ بالنص فقط" ، الزر الموجود في أقصى اليمين في القائمة. ثم يلصق Word البيانات من Excel مباشرة بدون إضافات. يتم لصق كل صف في الجدول في سطر منفصل.
03 جدول الحفاظ على التنسيق
إذا تم تنسيق الجدول في Excel بحدود وألوان وخطوط مختلفة وخلايا ملونة وتريد نسخه واحدًا إلى واحد في Word ، فاختر من خيارات اللصق للوظيفة الاحتفاظ بتنسيق المصدر.
عند نسخ جدول من Excel ، يتم أيضًا وضع البيانات الموجودة في Word في جدول. وتتمثل ميزة ذلك في أنه يمكنك الآن تعديل البيانات بشكل أكبر وتعديل تصميم الجدول إذا لزم الأمر. إذا قمت بالنقر فوق الجدول الذي تم لصقه في Word ، فستظهر علامة التبويب أيضًا في الشريط تصميم الجدول متوفرة. مع الجدول المحدد ، يمكنك تطبيق تصميم مختلف على الفور.
إذا كنت ترغب فقط في تعديل خلية أو صف أو عمود واحد ، فانقر فوقه بالماوس ويمكنك تغيير خصائصه.
04 بيانات ديناميكية من Excel
في بعض الأحيان ، يمكن أن تكون البيانات في Excel التي تريد استخدامها في مستند Word الخاص بك ديناميكية. أي أن البيانات الموجودة في ملف Excel قد تتغير بمرور الوقت. ثم من المهم أن تكون البيانات من Excel الموضوعة في Word هي الأحدث. يمكنك لصق البيانات في Word مع الحفاظ على ارتباط البيانات في Excel. إذا قمت أنت أو أي شخص آخر بتغيير البيانات الأصلية في Excel ، فسيتم أيضًا تنفيذ هذه التغييرات في Word. لجعل هذا يعمل ، يجب عليك لصق البيانات من Excel في Word بطريقة خاصة. في هذه الحالة ، اختر لصق لـ. من القائمة قم بربط تنسيق المصدر والاحتفاظ به.
عندما يتم لصق البيانات في Word ، سترى أن الجدول قد تم إعطاؤه وظيفة مختلفة. إذا نقرت على إحدى الخلايا بزر الفأرة الأيمن ، فسترى خيارًا جديدًا في القائمة ، وهو رابط التحديث. إذا تم تغيير البيانات في Excel ، فلن يتم تغييرها مباشرة في Word. بصفتك مالك المستند ، يمكنك بالتالي عرض أحدث البيانات في الجدول عن طريق الاختيار رابط التحديث.
05 جداول منسقة
بالمناسبة ، تعمل هذه الوظيفة أيضًا عندما يتغير التنسيق الأصلي في الجدول في Excel. بمجرد ، على سبيل المثال ، يتم تغيير لون أو سمك الخطوط في Excel وتختار في Word رابط التحديث، ثم تنعكس هذه التغييرات أيضًا في Word. يمكن أن يكون لهذا بالطبع أيضًا عيوب لتخطيط مستند Word الخاص بك. لحسن الحظ ، هناك حل لذلك. إذا كنت تريد نسخ البيانات الموجودة في خلايا Excel فقط ، ولكن ليس التنسيق نفسه ، فاختر خيار اللصق ربط واستخدام قوائم الهدف. يتم الآن نسخ الجدول بدون تنسيق في Word ، لكن البيانات الموجودة في الخلايا نفسها ستظل مرتبطة بـ Excel وسيتم حفظ أي تغييرات بعد أن تختار رابط التحديث نفذت في Word.
إذا تم تعديل الجدول في Excel من وجهة نظر تقنية التصميم ، فلن يكون لذلك تأثير إضافي على تخطيط الجدول في Word.
06 إنشاء الرسائل والمراسلات
يمكنك أيضًا استخدام Word لإرسال حرف إلى عناوين متعددة. لحسن الحظ ، لا يتعين عليك إنشاء خطاب منفصل لكل مرسل إليه ، ولكن يمكنك إنشاء حرف قياسي. باستخدام خطاب قياسي ، يمكنك بسهولة إرسال خطاب إلى عدة أشخاص. تقوم بربط قاعدة بيانات بالأسماء والعناوين وأماكن الإقامة بمثل هذا الحرف القياسي. يمكنك أيضًا استخدام هذه الوظيفة لطباعة الأظرف. في هذا المثال ، سنوضح لك كيفية إضافة العناوين تلقائيًا إلى المستند الخاص بك.
07 إنشاء حقول العنوان
يحتوي Word على ميزة خاصة لإدراج الأسماء والعناوين تلقائيًا في المستند. ستجد في الشريط علامة تبويب منفصلة لهذا تسمى القوائم البريدية. هناك يمكنك ربط Word بقائمة بريدية موجودة ، أو يمكنك أيضًا إنشاء قائمة جديدة من هنا.
يجب أن يكون لديك قائمة بالعناوين أولاً. يمكنك إنشاء هذه بنفسك في Word ، ولكن يمكنك أيضًا ربط Word بـ ، على سبيل المثال ، Excel لاستخراج بيانات العنوان. سنوضح لك أولاً كيفية إنشاء قائمة تفاصيل العنوان الخاصة بك في Word. تحت علامة التبويب القوائم البريدية هل تجد الزر حدد العناوين. اضغط عليها واختر الخيار اكتب قائمة جديدة.
ستظهر الآن نافذة يمكنك من خلالها إدخال تفاصيل العنوان. في هذا المثال ، نقتصر على تفاصيل العنوان (الوهمية) مثل التحية والأول واللقب والعنوان والرمز البريدي ومكان الإقامة. لكل صف ، املأ تفاصيل الأشخاص الذين تريد الكتابة إليهم. عندما تنتهي من الملء ، اضغط على الزر نعم لحفظ القائمة.
يخزن Word قائمة العناوين كقاعدة بيانات Microsoft (بملحق .mdb) ، والتي تتمتع بميزة أنه يمكنك الاستمرار في استخدام هذا الملف في Office ، حتى لا تضطر إلى إنشاء قائمة عناوين جديدة في كل مرة.
إذا قمت بحفظ قاعدة البيانات في Word ، فسيظهر الزر في الشريط بدء دمج المراسلات متوفرة. ولكن قبل النقر فوق ذلك ، يجب عليك أولاً تحديد الموضع في رسالتك حيث تريد وضع حقل العنوان. لوضعه ، انقر فوق الزر كتلة العنوان.
08 فحص البيانات
سترى الآن نافذة جديدة يمكنك من خلالها التحقق مما إذا كانت البيانات صحيحة. من حيث المبدأ ، ليس عليك تغيير الكثير هنا ؛ إذا كنت قد أنشأت قائمة عناوين بسيطة تحتوي فقط على الاسم الأول والأخير والشارع ورقم المنزل والرمز البريدي والمدينة وجميع العناوين في بلدك ، فعادة ما يضعها Word بشكل صحيح على الفور. يمكن أن يكون تغيير الإعدادات مفيدًا فقط إذا قمت أيضًا بإرسال رسائل دولية. انقر فوق الزر بعد ذلك نعم ، ثم يضع Word رمزًا نصيًا <>. تشير هذه الكتلة إلى أنه سيتم وضع بيانات عنوان قاعدة البيانات هناك.
في الجزء العلوي من الشريط ، سترى الآن أزرارًا إضافية يمكنك من خلالها تصفح الأحرف بالعناوين التي تم ربطها للتو. بهذه الطريقة يمكنك التحقق مما إذا كانت تفاصيل العنوان مذكورة بشكل صحيح في الرسالة. بالإضافة إلى أزرار الأسهم للتنقل بين الأحرف ، ستجد أيضًا زرًا يسمى مثال على النتيجة. مع الضغط على هذا الزر ، يمكنك أيضًا رؤية تفاصيل العنوان الفعلية لكل حرف.
يمكنك الآن تحديد ما إذا كنت راضيًا عن العرض الحالي ، أو ما إذا كنت تريد تغيير شيء ما. التخطيط ، على سبيل المثال ، لأنك قد ترغب في طباعة العناوين بشكل أكبر قليلاً أو تزويدها بخط مختلف. لا يتعين عليك القيام بذلك لكل حرف على حدة ، ولكن يمكنك القيام بذلك دفعة واحدة عن طريق تحديد الكتلة <> في المستند الخاص بك. للقيام بذلك ، يجب عليك أولاً تعطيل معاينة العنوان بالضغط على الزر مرة أخرى مثال على النتيجة للنقر. عندها فقط تظهر كتلة العنوان مرة أخرى. حدد <> في المستند الخاص بك ، ويمكنك تغيير تنسيقه.
09 دمج المستندات
يتسنكمبىشمىشسم؟ ثم يمكنك دمج تفاصيل العنوان مع رسالتك. مع الدمج ، يقوم Word بعمل نسخ متعددة من الحرف ، مع عنوان فريد من قاعدة البيانات على كل حرف. لبدء الدمج ، انقر فوق الزر الموجود في الشريط إنهاء ودمج، على طول الطريق إلى اليمين. ستظهر ثلاثة خيارات الآن ، اختر طباعة المستندات.
حدد السجلات التي تريد طباعتها ، فعادة ما تطبع كل شيء دفعة واحدة. يرسل Word الأمر ، بعد الضغط على الزر نعم، إلى الطابعة وستتم طباعة رسائلك.
نصيحة: اطبع الملصقات والمغلفات
بالإضافة إلى طباعة الحروف ، هل تريد أيضًا طباعة العناوين على المغلفات أو الملصقات؟ ثم اختر على الجانب الأيسر من الشريط لـ مغلفات أو ملصقات. عند النقر فوق أحد هذين الزرين ، يقوم Word بتغيير تخطيط المستند الحالي إلى مخطط المغلف أو التسمية. يمكنك الاختيار من بين صيغ مختلفة.
10 استيراد العناوين من Excel
يمكنك أيضًا الحصول على ملفات العناوين الخاصة بك في Word من برامج أخرى أو العمل بتنسيقات ملفات منفصلة. أحيانًا يكون الدخول عبر وظيفة قوائم العناوين في Word أمرًا صعبًا للغاية. إنه عمل دقيق للغاية ، والضغط على الزر الخطأ يمكن أن يعني بسرعة أنه يتعين عليك إعادة إدخال سجل. بالإضافة إلى ذلك ، فإن صغر حجم نافذة الإدخال يجعل من الصعب العمل مع سجلات متعددة. في هذه الحالة ، من الأفضل اختيار برنامج يمكنه التعامل مع السجلات بشكل أفضل ، مثل Excel أو - إذا كنت تفضل العمل مع برامج قواعد البيانات - Access. في هذه الدورة التدريبية الأساسية ، نستخدم Excel لاستيراد بيانات العنوان ، والتي تعمل بشكل جيد في هذه الحالة ؛ يجعل Excel من السهل جدًا استخدام المزيد من الصفوف.
إذا كانت سجلاتك في حالة جيدة في Excel ، فيمكنك استخدامها بسهولة لإنشاء بيانات العنوان في Word. كل صف في Excel يجب استخدامه في Word لبيانات العنوان ، فإنك تعطي اسمًا واضحًا: تحية, الاسم الأول, الكنية, اسم الشارع, رقم الدار, رمز بريدي و إقامة. هذا الصف هو الصف الأول في الجدول. في الصفوف التالية ، املأ جميع تفاصيل العناوين التي تريد استخدامها في الرسالة.
11 حفظ الملف
هل انتهيت من ملفك؟ ثم تقوم بحفظه ثم الانتقال إلى Word لاستيراد البيانات من ملف Excel كملف عنوان. للقيام بذلك ، تابع ما يلي: انقر في الشريط القوائم البريدية تشغيل حدد العناوين واختيار ذلك استخدم القائمة الموجودة. ثم حدد ملف Excel الخاص بك.
يأتي Word الآن مع تأكيد للملف. إذا قمت بتنسيق الجدول في Excel ، كما في مثالنا ، يحتوي الصف الأول من البيانات على عناوين الأعمدة. ثم ضع علامة في يحتوي الصف الأول من البيانات على عناوين الأعمدة. يتعرف Word على هذا ، وبالتالي يمكنك بسهولة وضع الحقول الصحيحة في المكان المناسب في المستند.
12 عيِّن الحقول
على عكس استيراد بيانات العنوان عبر قائمة العناوين ، لا يزال يتعين عليك تحديد الحقول بشكل منفصل عند استيراد البيانات من Excel. يصبح كل عمود من ملف Excel كتلة منفصلة في Word تحتوي في النهاية على حقل العنوان بالكامل. في الشريط عند القوائم البريدية ستجد زر يسمى أدخل حقول الدمج. تحت هذه القائمة ستجد جميع الأعمدة من ورقة Excel. يمكنك الآن وضعه في المستند الخاص بك عن طريق النقر فوق الاسم الصحيح. ضع المؤشر أولاً حيث تريد إدراج الحقل الأول ، في مثالنا هذا تحية.
ضع مسافة بين كل حقل في مستند Word الخاص بك بحيث لا يتم وضع التحية والاسم الأول واسم العائلة معًا ، على النحو التالي:
<><><>
أدخل الآن إدخالًا لسطر جديد ، ثم ضع الحقول أسفله اسم الشارع و رقم الدار، مرة أخرى مع وجود مسافة بينهما:
<><>
وفي السطر الأخير الذي وضعته رمز بريدي و إقامة، هنا أيضًا مع وجود مسافة بينهما:
<><>
ميزة تضمين الحقول الفردية في مستند Word الخاص بك هي أنه يمكنك استخدامها في أي مكان في رسالتك. بهذه الطريقة يمكنك كتابة خطاب شخصي بناءً على البيانات من ملف Excel.
